Has adquirido un servidor Windows, pero el proceso de obtención de licencias aún no ha concluido. Aunque el sistema operativo se puede instalar, el acceso al mismo no está cubierto. Ahí es donde entran en juego las licencias de acceso de cliente (o CAL, por sus siglas en inglés). Si no lo planificas correctamente, acabarás pagando de más o te encontrarás en apuros durante una auditoría de licencias. La pregunta que determina casi todas las decisiones de adquisición es: ¿CAL de usuario o CAL de dispositivo? La respuesta depende menos del presupuesto que de la proporción entre empleados y dispositivos, y de si se utilizan sesiones de escritorio remoto.

¿Qué es exactamente una CAL para Windows Server?

Una CAL es un derecho de acceso, no un programa. Autoriza a un usuario o a un dispositivo a utilizar los servicios de un servidor Windows: iniciar sesión en Active Directory, recursos compartidos de archivos, servicios de impresión, DHCP y DNS. La licencia del servidor en sí misma solo cubre la instalación y el funcionamiento del sistema operativo. Solo cuando se combinan ambas constituyen una solución de licencias completa.

Muchos compradores no se dan cuenta de la diferencia con respecto al software tradicional hasta más tarde: una CAL básica no se instala ni se activa en ningún sitio. Es un documento que otorga un derecho. Solo las CAL de RDS se almacenan realmente en un servidor de licencias y se emiten.

¿Por qué no basta con la licencia de Windows Server por sí sola?

Porque Microsoft concede licencias por separado para el funcionamiento del servidor y el acceso al mismo. La licencia de servidor se calcula en función de los núcleos del procesador: un mínimo de 16 núcleos por servidor y un mínimo de 8 por procesador. Estas licencias por núcleo no especifican cuántas personas o dispositivos utilizarán posteriormente el servidor. Esto es precisamente lo que cubren las CAL.

En la práctica, esto significa lo siguiente: un Server 2025 Standard con 16 núcleos cuenta con todas las licencias necesarias, pero en cuanto el primer empleado inicia sesión en el dominio o abre una carpeta compartida, se requiere una CAL. Técnicamente, nada bloquea el acceso: el servidor no comprueba si se dispone de las CAL básicas. Sin embargo, la obligación sigue existiendo y, en caso de auditoría, la carga de la prueba recae en el cliente. Quien adquiera únicamente la licencia del servidor y ignore el resto estará operando un entorno con licencias incompletas que requerirá una costosa regularización retroactiva en caso de auditoría.

¿Cuál es la diferencia entre una licencia CAL de usuario y una licencia CAL de dispositivo?

Una CAL de usuario otorga una licencia a una persona que puede acceder al sistema desde cualquier número de dispositivos. Una CAL de dispositivo otorga una licencia a un dispositivo que puede ser utilizado por cualquier número de personas. Ambas cubren el mismo ámbito de funcionalidad; la diferencia radica únicamente en cómo se contabilizan.

• CAL de usuario: Un empleado con un portátil, un smartphone y un ordenador en su oficina en casa necesita una única CAL.
• CAL de dispositivo: Un terminal de punto de venta utilizado por doce personas diferentes a lo largo del día requiere una única CAL.

El cálculo es sencillo: si hay más dispositivos que usuarios, se necesitan CAL de usuario; si hay más usuarios que dispositivos, se necesitan CAL de dispositivo.

¿Cuándo es la licencia CAL de usuario la opción más rentable?

En cualquier oficina en la que una persona utilice varios dispositivos. Esto se ha convertido en la norma: un portátil, un smartphone y, en ocasiones, un dispositivo personal conectado a través de una VPN. Tres dispositivos, una persona, una licencia CAL. Con las licencias por dispositivo, serían tres.

También tiene sentido para el personal de campo móvil, los modelos de trabajo híbridos y las estrategias BYOD. Otra ventaja en las operaciones diarias: el recuento se mantiene estable porque está vinculado a la plantilla de empleados. El nuevo hardware no modifica los requisitos de licencia.

Licencia de acceso de usuario (CAL) de Microsoft Server 2025

Ver licencia CAL de usuario de Server 2025

¿Cuándo es una buena opción la licencia CAL por dispositivo?

En cualquier lugar donde se comparta el hardware. Producción por turnos, centros de atención telefónica con puestos de trabajo rotativos, sistemas de punto de venta, terminales de taller, salas de formación y sistemas de quioscos en logística. Tres turnos en una sola terminal significan tres usuarios, pero solo una licencia CAL por dispositivo.

La licencia CAL por dispositivo tiene una segunda ventaja que a menudo se subestima: es más fácil de controlar. Se puede realizar un inventario de los dispositivos y la rotación de personal no afecta al recuento. En empresas con una alta rotación de personal o con muchos trabajadores temporales, esto supone una ventaja administrativa real.

Licencia CAL por dispositivo de Microsoft Server 2025

Comprar CAL de dispositivo para Server 2025

¿Se pueden combinar las CAL de usuario y las CAL de dispositivo?

Sí. Microsoft permite ambos tipos en el mismo entorno y, en empresas consolidadas, esta combinación suele ser la solución más rentable: CAL de dispositivo para terminales compartidas en la planta de producción y CAL de usuario para administración y ventas.

La contrapartida es el esfuerzo que supone la documentación. Debe quedar claro qué accesos están cubiertos por cada tipo de CAL, y cada acceso requiere exactamente una asignación válida. Sin un inventario claro, este modelo mixto se convierte en un punto débil durante una auditoría. A los entornos pequeños les suele ir mejor con un modelo uniforme.

¿Cuántas CAL se necesitan: por servidor o por red?

Por red. Las CAL no se cuentan por servidor. Un empleado que acceda a un servidor de archivos, a un controlador de dominio y a un servidor de impresión necesita una CAL de usuario, no tres. Esta es una de las áreas en las que las empresas suelen comprar de más.

En cambio, la versión es el factor decisivo: lo que importa es la versión más reciente de Windows Server presente en la red. Si hay un Server 2025 en algún lugar, todas las CAL deben ser de la versión 2025, incluso para los usuarios que trabajan exclusivamente con la versión anterior, la 2019.

¿Qué CAL es la adecuada para cada caso de uso?

La siguiente tabla comparativa muestra los cuatro tipos de licencia. Las CAL básicas y las CAL de RDS no son alternativas entre sí, sino que se complementan; la comparación muestra principalmente qué derechos están incluidos en cada una y cuáles no.

En cuanto a las restricciones: «Limitado» significa que el tipo de licencia funciona en el escenario dado, pero resulta económicamente desfavorable; las CAL de usuario para un terminal de turno están permitidas, pero suponen el coste de una licencia adicional por turno. «Depende» se refiere al esfuerzo necesario para la verificación: En el caso de las CAL básicas, esto depende de la precisión con la que se mantengan los inventarios de personal y dispositivos, ya que no existe un recuento técnico. «Véase la nota» para las CAL de RDS significa que la asignación queda registrada en el Gestor de licencias de RD y, por lo tanto, es técnicamente rastreable; no obstante, la asignación desde el punto de vista empresarial debe documentarse.

¿Qué es una licencia CAL de RDS y por qué una licencia CAL estándar no es suficiente para este fin?

En cuanto los usuarios trabajan en un servidor a través de Escritorio remoto —ya sea utilizando escritorios completos o aplicaciones publicadas individuales—, se aplica un segundo nivel de licencia. La CAL básica cubre el acceso a servicios de archivos y directorios, pero no el inicio de una sesión en el propio servidor.

Por lo tanto, para entornos de servidor de terminales, el requisito es: una CAL básica más una CAL de RDS, por usuario o por dispositivo. Quien pase por alto este aspecto en sus cálculos suele subestimar los costes de licencia de una granja de RDS en aproximadamente la mitad. La CAL de usuario de RDS es adecuada para consultores, personal de campo y usuarios que trabajan desde casa y que acceden a la misma sesión desde diferentes dispositivos.

CAL de usuario RDS de Microsoft Server 2025

View Server 2025 CAL de usuario RDS

¿Cómo se gestionan técnicamente las CAL de RDS?

A diferencia de las CAL básicas, las CAL de RDS son licencias auténticas que se pueden instalar. Se activan en una función denominada «Licencias de Escritorio Remoto», donde el servidor de licencias las asigna a las conexiones. El modo de licencia se configura por implementación: «Por usuario» o «Por dispositivo». Es posible cambiarlo posteriormente, pero resulta poco práctico, ya que las CAL existentes no se pueden convertir fácilmente.

Hay dos problemas que suelen dar lugar a dudas durante el funcionamiento:

• Sin un servidor de licencias configurado, una implementación funciona en un periodo de gracia temporal y, posteriormente, rechaza nuevas sesiones.
• Las CAL «por usuario» aparecen en el Gestor con una duración de 60 días, que se renueva con cada inicio de sesión. Se trata de un mecanismo de seguimiento, no de una fecha de caducidad de la licencia adquirida.

En el modo por dispositivo, las CAL están vinculadas al hardware y se registran en el directorio; es la opción ideal para clientes ligeros y estaciones de trabajo fijas en operaciones por turnos.

Licencia CAL de dispositivo RDS de Microsoft Server 2025

Comprar CAL de dispositivo RDS para Server 2025

¿La versión de la CAL tiene que coincidir con la versión del servidor?

La regla funciona en un solo sentido: una CAL más reciente cubre servidores más antiguos, pero una CAL más antigua no concede acceso a un servidor más reciente. Por lo tanto, una CAL para Server 2025 también permite el acceso a las versiones 2022, 2019 y 2016. Una CAL de 2022 no es suficiente para un servidor de 2025.

En entornos mixtos, esto simplifica la planificación: en lugar de dividir las licencias por versión de servidor, puede basar todo su inventario en el sistema más reciente. En el caso de las CAL de RDS, se aplica la misma lógica con respecto al host de sesión.

¿Son las CAL claves de producto que hay que instalar?

No en el caso de las CAL básicas. No hay instalación, ni activación, ni cuadro de diálogo en el Administrador del servidor donde se introduzca el número de licencias de acceso. El servidor simplemente no las comprueba. Lo único que queda es el comprobante de compra y su propia documentación, precisamente las dos cosas que se le solicitarán durante una auditoría.

Las CAL de RDS son todo lo contrario: se activan, se almacenan en el servidor de licencias y, técnicamente, se emiten. Cualquiera que adquiera cualquiera de los dos tipos por primera vez debe ser consciente de esta diferencia; de lo contrario, podría tener la impresión de que una CAL básica adquirida «no se ha procesado».

¿Qué se aplica a los usuarios externos, clientes y socios?

El acceso externo —como el de los clientes que utilizan un portal en su propio servidor o el de los socios en una extranet— puede gestionarse de dos formas: mediante CAL individuales por persona o dispositivo, o mediante un External Connector por servidor, que cubre un número ilimitado de usuarios externos.

La decisión es puramente una cuestión de cálculo. Para un número reducido de usuarios externos identificados, las CAL individuales resultan más rentables; para grupos de usuarios anónimos o muy variables, el External Connector se amortiza rápidamente. Es importante hacer una distinción clara: tus propios empleados y colaboradores que trabajan en nombre de la empresa no se consideran usuarios externos.

¿Cuenta también el acceso indirecto a través de una aplicación intermediaria?

Sí. Este punto suele resultar costoso durante las auditorías. Si un sistema ERP, un portal web o un servicio de middleware establece la conexión con el servidor y hay cincuenta usuarios detrás de él, esto no reduce el requisito de licencias CAL. La multiplexación y el agrupamiento de conexiones no afectan al recuento: la persona o el dispositivo al final de la cadena está sujeto a la licencia.

Cualquiera que gestione servidores de aplicaciones, sistemas de control de horarios o aplicaciones móviles con un servidor de fondo debe incluir explícitamente estas vías de acceso en su plan de licencias.

¿Se aplica todo esto también a Windows Server Essentials?

Essentials es un caso especial. Esta edición está diseñada para entornos pequeños y viene con un límite fijo de usuarios, lo que elimina la necesidad de adquirir CAL por separado. Para las empresas que se encuentran por debajo de este límite, esta es la configuración más sencilla posible.

El inconveniente se hace evidente a medida que la empresa crece: si se supera el límite, no hay más remedio que pasar a la edición Standard y, a partir de ese momento, se requieren CAL para todos los accesos, no solo para los usuarios adicionales. Si prevé un crecimiento, lo mejor es tener en cuenta esta actualización en sus cálculos desde el principio.

¿Qué errores destacan durante una auditoría de licencias?

Los errores clásicos se repiten en casi todos los informes de auditoría:

• Se ha adquirido el servidor, pero se han olvidado las CAL: el caso individual más habitual.
• Versión de CAL más antigua que la última versión del servidor en la red.
• Funcionamiento de RDS sin CAL de RDS independientes, utilizando únicamente CAL básicas.
• Cuentas de servicio, escáneres, dispositivos multifunción y terminales de control de horarios no incluidos en el recuento.
• No se tiene en cuenta el acceso indirecto a través de aplicaciones.
• Falta de documentación fiable, ya que las CAL básicas no son técnicamente visibles.

Una sencilla tabla en la que se recojan los recibos de compra, el tipo de CAL, la cantidad, la versión y los usuarios o dispositivos asignados puede ahorrar un esfuerzo considerable en caso de auditoría. Debe mantenerse mientras el entorno esté en funcionamiento, no solo cuando ya haya una solicitud sobre la mesa.

¿Cómo se planifican las CAL al actualizar a Windows Server 2025?

El orden y el momento de la implementación determinan los costes. Tan pronto como el primer servidor de 2025 entre en funcionamiento, todos los usuarios o dispositivos que accedan a él deberán disponer de licencias CAL de la versión 2025, incluso aquellos que sigan trabajando exclusivamente con el servidor antiguo. Por lo tanto, una implementación por fases no pospone el requisito de licencia, sino que lo adelanta.

Antes de realizar la compra, conviene comprobar cuatro puntos clave:

• ¿Cuántas personas y cuántos dispositivos de acceso hay, realmente?
• Teniendo en cuenta la proporción actual, ¿qué modelo da como resultado la cifra más baja?
• ¿Se utiliza RDS y, en caso afirmativo, en qué medida?
• ¿Existe algún acceso externo que resultaría más rentable a través de un conector externo?

Si dispone de estas cifras, podrá completar la compra en una sola transacción, en lugar de realizar varias compras posteriores.

¿Se pueden adquirir CAL más adelante?

Sí, las CAL se pueden añadir en cualquier momento y son licencias perpetuas sin plazo de vigencia. La compra de CAL adicionales a medida que crece la plantilla es una práctica habitual y no requiere ningún cambio técnico, siempre que el tipo de licencia siga siendo el mismo.

Cambiar el modelo de licencia es más complicado. Pasar de las CAL basadas en dispositivos a las basadas en usuarios no implica una conversión, sino una nueva compra: las licencias antiguas siguen siendo válidas, pero solo cubren su asignación anterior. Por lo tanto, la decisión fundamental entre las licencias basadas en usuarios y las basadas en dispositivos debe tomarse antes de la primera compra importante.

¿Son legalmente válidas las CAL de bajo coste procedentes de acuerdos de licencias por volumen?

El comercio de licencias ya comercializadas está permitido en la UE y en Suiza si se cumplen determinadas condiciones: el software debe haberse comercializado en el Espacio Económico Europeo con el consentimiento del titular de los derechos, a cambio de un pago y por un período de tiempo ilimitado, y el comprador original no puede seguir utilizando sus propias copias. Esto significa que se aplica el principio de agotamiento.

Para los compradores, esto significa en la práctica: asegúrese de obtener documentación trazable, insista en que las claves no se hayan utilizado ni activado, y archive la documentación junto con su propio resumen de CAL. En el caso de las CAL básicas, el recibo es, de todos modos, la única prueba de compra disponible.

¿Qué recomendación es la adecuada para cada tipo de empresa?

Un breve resumen por tipo de empresa:

• Oficinas, agencias, bufetes de abogados: CAL de usuario. Cada persona utiliza varios dispositivos; el recuento se basa en la nómina.
• Fabricación, logística, comercio minorista con trabajo por turnos: CAL de dispositivo para terminales compartidas, CAL de usuario para la administración.
• Entornos de servidor de terminales: Licencia CAL básica más licencia CAL RDS; establece el modo al principio y manténlo.
• Autónomos y microempresas: Considera la opción Essentials siempre que el número de usuarios se mantenga por debajo del umbral.
• Entornos con acceso de clientes o socios: Calcula el coste del Conector Externo frente al de las CAL individuales.

El paso clave sigue siendo el mismo: primero contar, luego comprar. En la mayoría de los casos, dos cifras —el número de personas y el número de dispositivos que acceden al sistema— responden claramente a la pregunta de qué modelo de CAL es el adecuado para ti.