Un PDF ha lo stesso aspetto su qualsiasi schermo e su qualsiasi stampante. È proprio per questo che le aziende inviano fatture, contratti e preventivi in formato PDF anziché come file Word aperti, che possono essere modificati dal destinatario. Tuttavia, «creare un PDF» assume significati diversi a seconda della situazione: a volte è sufficiente una semplice esportazione da Word; altre volte, invece, è necessario un programma in grado anche di modificare i PDF, unirli o aggiungere campi modulo.

Le seguenti domande e risposte chiariscono quale strumento sia più adatto a quale scopo, quali siano i limiti delle funzionalità integrate e cosa le aziende debbano considerare in materia di licenze, sicurezza e archiviazione.

Cosa significa esattamente “creare un PDF”?

Il termine comprende in realtà tre processi molto diversi tra loro. Il più comune è l’esportazione: un documento finito proveniente da Word, Excel o da un programma di grafica viene convertito in formato PDF. Il secondo scenario prevede la creazione di un PDF da zero in un editor di PDF, ad esempio per un modulo o un documento composito. Il terzo scenario riguarda la scansione: un documento cartaceo viene convertito in un PDF basato su immagini, che diventa ricercabile solo dopo il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). A seconda di quale di questi scenari si applica, sarà necessario uno strumento diverso.

Come si crea un file PDF da un documento Word?

Il metodo diretto consiste nell’andare su “File” e selezionare “Esporta” o “Salva con nome”. Seleziona PDF come tipo di file, specifica la posizione di salvataggio e il nome del file, quindi conferma. Word trasferisce nel PDF i titoli, i collegamenti e la struttura del testo, garantendo che il testo rimanga selezionabile e ricercabile. Utilizzando il pulsante “Opzioni”, è possibile specificare se esportare solo determinate pagine, se creare segnalibri dai titoli e se il file debba essere conforme allo standard PDF/A. Per la maggior parte delle lettere, dei preventivi e dei rapporti, questo è il modo più veloce e pulito.

In che modo “Salva come PDF” differisce da “Stampa come PDF”?

La differenza è maggiore di quanto sembri. Quando si salva o si esporta, la struttura logica viene preservata: il testo rimane selezionabile, i collegamenti funzionano e i titoli possono essere inclusi come segnalibri. Quando si “stampa” tramite un driver di stampa PDF, invece, la pagina viene trattata come una copia cartacea e appiattita. Gli elementi interattivi — e in alcuni casi anche il livello di testo — vanno persi nel processo. Per i documenti destinati a essere riutilizzati, ricercati o letti da sistemi automatici, l’esportazione è chiaramente la scelta migliore. La stampa in PDF è più adatta per output rapidi e una tantum.

È possibile creare un PDF senza software aggiuntivo?

Sì. Windows include una propria stampante PDF denominata “Microsoft Print to PDF”; macOS offre l’opzione “Salva come PDF” nell’angolo in basso a sinistra della finestra di dialogo di stampa; e ogni browser può esportare pagine web come PDF utilizzando la funzione di stampa. Ciò è sufficiente per attività occasionali. I limiti diventano evidenti non appena si desidera modificare il PDF finito, unire pagine o aggiungere campi modulo. Gli strumenti integrati creano il file ma non consentono ulteriori modifiche.

Quando conviene utilizzare un programma dedicato ai PDF invece degli strumenti integrati?

Non appena non solo si creano PDF regolarmente, ma li si modifica anche, la stampa di Windows e l’esportazione da Word raggiungono i propri limiti. Un programma dedicato ai PDF è utile se si modificano testo e immagini direttamente nei PDF esistenti, si uniscono più file in una cartella, si riordinano le pagine, si firmano documenti o si creano moduli compilabili. Su Mac, iPhone e iPad, PDF Expert è una delle soluzioni più popolari per questo scopo. Importante da sapere: il programma è disponibile solo per dispositivi Apple; non esiste una versione per Windows.

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Come si crea un PDF su un Mac o un iPad?

Su un Mac, puoi farlo tramite qualsiasi finestra di dialogo di stampa: invece di stampare, seleziona “PDF” nell’angolo in basso a sinistra e poi “Salva come PDF”. Questo ti permette di creare un PDF da quasi tutte le applicazioni. Su un iPhone o iPad, usa il menu Condividi e seleziona “Stampa” o “Salva come PDF”. Se desideri anche unire file PDF, inserire testo o modificare moduli, utilizza un’app come PDF Expert, che riunisce tutte queste funzionalità in un unico programma su macOS e iPadOS.

Posso modificare un PDF esistente a posteriori?

È qui che si separa il grano dalla paglia, e molti utenti sottovalutano la questione. Sebbene Word possa aprire un PDF, durante il processo lo converte in un formato Word modificabile. Questo funziona bene per il testo semplice, ma con tabelle, layout a più colonne o immagini incorporate, il risultato spesso differisce in modo significativo. Un vero editor di PDF modifica testo e immagini direttamente all’interno del PDF, senza bisogno di conversioni. Se hai regolarmente bisogno di modificare contratti, moduli o documenti di design, un programma per PDF è quindi una scelta decisamente più affidabile.

Come si crea un modulo PDF compilabile?

Un modulo compilabile richiede campi modulo veri e propri: campi di testo, caselle di controllo, elenchi a discesa e campi per la firma che il destinatario può compilare direttamente sullo schermo. Word non genera tali campi nei PDF durante l’esportazione; un campo di Word con sfondo grigio diventa testo statico una volta esportato in PDF. Per i moduli interattivi, è necessario un editor PDF che crei i campi e ne definisca le proprietà. PDF Expert offre questa funzionalità e salva il risultato come un PDF compilabile standard e multipiattaforma.

Come posso proteggere un PDF con una password o la crittografia?

I PDF supportano due tipi di protezione. Una password di “apertura” impedisce agli utenti non autorizzati di visualizzare il documento. Una password di “autorizzazioni” limita le operazioni consentite sul file, come la stampa, la copia o la modifica. Word può assegnare una password durante l’esportazione. Gli editor PDF vanno oltre e consentono impostazioni di autorizzazione più dettagliate, oltre a una crittografia più robusta. Per i documenti sensibili, una password lunga e monouso offre una protezione significativamente migliore rispetto a una combinazione breve e standard, e la password dovrebbe essere inviata tramite un canale diverso da quello del file stesso.

Come si crea un PDF a prova di archiviazione nel formato PDF/A?

Il PDF/A è lo standard per l’archiviazione a lungo termine a prova di revisione, come richiesto, ad esempio, dal GoBD per i documenti fiscali. La caratteristica fondamentale è che tutti i font e le risorse sono incorporati nel file, garantendo che il documento venga visualizzato in modo identico anche a distanza di molti anni senza fare affidamento su dipendenze esterne. Word offre l’esportazione in formato PDF/A nelle opzioni di salvataggio come “Conforme alla norma ISO 19005”. Per le aziende che devono conservare i documenti in modo permanente, questa è l’impostazione corretta, mentre l’esportazione standard in PDF è sufficiente per l’uso quotidiano.

Perché il mio PDF appare improvvisamente diverso su un altro dispositivo?

Questo è il problema pratico più comune ed è quasi sempre una questione di font. Se un font utilizzato nel documento non è incorporato nel PDF, l’altro dispositivo lo sostituirà con uno diverso. Ciò provoca lo spostamento delle righe, la disorganizzazione delle spaziature e l’allineamento errato delle tabelle. La soluzione consiste nell’incorporare i font durante la creazione. Word di solito lo fa automaticamente durante l’esportazione, ma per i font meno comuni vale la pena controllare le opzioni. Questo è proprio il motivo per cui dovresti inviare un documento finale in formato PDF piuttosto che come file Word: un PDF blocca il layout, mentre un file Word no.

Come posso ridurre le dimensioni di un file PDF troppo grande?

I file di grandi dimensioni sono quasi sempre causati da immagini ad alta risoluzione. Quando si riduce la dimensione del file, le immagini vengono compresse e la loro risoluzione viene ridimensionata a un livello ragionevole; è inoltre possibile rimuovere gli oggetti inutilizzati. Durante l’esportazione, Word offre l’opzione “Dimensione minima” per la distribuzione via web e via e-mail. I programmi PDF dispongono di proprie funzioni di ottimizzazione o compressione che consentono di controllare la dimensione di destinazione in modo più preciso senza rendere il testo illeggibile.

Come posso unire più documenti in un unico PDF?

L’unione di più file in un unico PDF è una delle operazioni che Word e i suoi strumenti integrati non supportano. Ciò richiede un editor PDF in grado di combinare pagine provenienti da fonti diverse, riordinarle ed eliminare o ruotare singole pagine. Si tratta di un’operazione comune per cartelle di proposte, documenti di progetto o raccolte di ricevute che devono essere inviate come un unico documento. In PDF Expert, puoi organizzare facilmente le pagine utilizzando le miniature e unirle in un unico file.

Quale versione di Word mi serve per creare PDF in modo affidabile?

L’esportazione in PDF è una funzionalità standard a partire da Word 2010 e le versioni moderne la gestiscono senza strumenti aggiuntivi. La questione della licenza è più rilevante. Se non vuoi un abbonamento e preferisci una versione che puoi utilizzare a tempo indeterminato, un’edizione LTSC è una buona scelta: Si tratta di un acquisto una tantum, non prevede canoni mensili ed è ideale per le postazioni di lavoro che richiedono un set di funzionalità stabile, a lungo termine e coerente. Per la semplice creazione di PDF da testo, tabelle e stampe unione, copre tutto ciò di cui hai bisogno.

Microsoft Word 2021 LTSC

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Word o PDF Expert: quale programma è più adatto a quale caso d’uso?

Entrambi i programmi possono creare PDF, ma hanno scopi diversi. Word è un elaboratore di testi che include il PDF come formato di output e funziona su più piattaforme, sia su Windows che su Mac. PDF Expert è uno strumento specializzato per l’ecosistema Apple che consente di modificare, unire e aggiungere moduli ai PDF esistenti. La tabella seguente mette a confronto le differenze chiave rilevanti per le decisioni di acquisto quando si lavora con i PDF.

Nota sulla terminologia: "Limitata", nel contesto della modifica e delle annotazioni dei PDF, significa che Word apre un PDF ma lo converte in formato Word, il che potrebbe causare uno spostamento dell'impaginazione. "Limitato" per iPhone e iPad si riferisce alle app mobili di Word, che creano PDF semplici ma non offrono tutte le funzionalità della versione LTSC per desktop. "Parziale" per la licenza una tantum di PDF Expert significa che la licenza permanente si applica alla versione per Mac, mentre l'utilizzo su più dispositivi, come iPhone e iPad, richiede in genere un abbonamento.

Cosa devono tenere presente le aziende e gli amministratori quando creano file PDF?

In un contesto professionale si applicano criteri diversi rispetto a quelli di un computer personale. Innanzitutto, il modello di licenza è fondamentale: una licenza perpetua a volume o una tantum è più prevedibile nel lungo termine rispetto a un abbonamento, che comporta costi ricorrenti. In secondo luogo, l’ecosistema dei dispositivi gioca un ruolo importante. Un’azienda in cui prevale Windows può cavarsela con l’esportazione in PDF da Word, mentre un team di utenti Mac e iPad trae vantaggio da un programma PDF specializzato. A ciò si aggiungono i requisiti di conformità a prova di audit tramite PDF/A, la crittografia dei documenti sensibili e la corretta oscuramento dei passaggi riservati — cosa che una semplice barra nera non è in grado di garantire.

Quali sono alcuni errori comuni commessi durante la creazione di PDF?

Alcune insidie ricorrenti si presentano di volta in volta:

• I caratteri non sono incorporati, il che fa sì che il PDF appaia diverso su altri dispositivi.
• Si utilizza "Stampa come PDF" invece di "Salva come PDF", anche se è necessario che il testo sia selezionabile.
• I moduli compilati non vengono appiattiti, consentendo al destinatario di modificarli accidentalmente.
• Le immagini troppo grandi appesantiscono inutilmente il file e ne rendono più difficile l’invio.
• I documenti riservati vengono inviati senza password e senza un'adeguata oscuramento delle informazioni sensibili.
• Un PDF scansionato viene modificato senza aver prima eseguito il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

Qual è la soluzione più adatta per ogni caso d’uso?

Una guida rapida alla scelta:

• Esportazione occasionale di documenti: sono sufficienti gli strumenti integrati in Windows e macOS oppure l’esportazione in PDF da Word.
• Lavoro regolare con i PDF su dispositivi Apple che comporta modifiche, compilazione di moduli e unione di file: un editor PDF specializzato come PDF Expert.
• Workstation Windows con licenza perpetua e utilizzo prevalente per l’elaborazione di testi: un’edizione LTSC di Word.
• Ambienti misti: Word per la creazione, un editor PDF sulle workstation Mac per la post-elaborazione.

Se stabilisci in anticipo se desideri solo creare PDF o anche modificarli, e quale sistema operativo è più diffuso nella tua organizzazione, la giusta decisione di acquisto verrà quasi da sé.

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