Un PDF se ve igual en cualquier pantalla y en cualquier impresora. Por eso precisamente las empresas envían facturas, contratos y presupuestos en formato PDF en lugar de como archivos abiertos de Word, que el destinatario puede modificar. Sin embargo, «crear un PDF» puede significar cosas diferentes según la situación: a veces basta con una simple exportación desde Word; otras veces, se necesita un programa que también permita editar archivos PDF, fusionarlos o añadir campos de formulario.

Las siguientes preguntas y respuestas aclaran qué herramienta es la más adecuada para cada finalidad, cuáles son las limitaciones de las funciones integradas y qué deben tener en cuenta las empresas en materia de licencias, seguridad y archivo.

¿Qué significa exactamente «crear un PDF»?

En realidad, el término abarca tres procesos muy diferentes. El más habitual es la exportación: un documento terminado de Word, Excel o un programa de diseño gráfico se convierte al formato PDF. El segundo caso consiste en crear un PDF desde cero en un editor de PDF, por ejemplo, para un formulario o un documento compuesto. El tercer caso es el escaneo: un documento en papel se convierte en un PDF basado en imágenes, que solo se puede buscar en él tras aplicar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Dependiendo de cuál de estos casos se dé, necesitarás una herramienta diferente.

¿Cómo se crea un archivo PDF a partir de un documento de Word?

El método directo consiste en ir a «Archivo» y, a continuación, seleccionar «Exportar» o «Guardar como». Selecciona PDF como tipo de archivo, especifica la ubicación de guardado y el nombre del archivo, y confirma. Word transfiere los encabezados, los enlaces y la estructura del texto al PDF, lo que garantiza que el texto siga siendo seleccionable y se pueda buscar en él. Mediante el botón «Opciones», puedes especificar si solo deben exportarse determinadas páginas, si deben crearse marcadores a partir de los encabezados y si el archivo debe cumplir con el estándar PDF/A. Para la mayoría de cartas, presupuestos e informes, esta es la forma más rápida y limpia.

¿En qué se diferencia «Guardar como PDF» de «Imprimir como PDF»?

La diferencia es mayor de lo que parece. Al guardar o exportar, se conserva la estructura lógica: el texto sigue siendo seleccionable, los enlaces funcionan y los encabezados pueden incluirse como marcadores. Sin embargo, al «imprimir» mediante un controlador de impresora PDF, la página se trata como una copia impresa y se aplana. Los elementos interactivos —y, en algunos casos, la capa de texto— se pierden en el proceso. Para documentos destinados a ser reutilizados, buscados o leídos por máquinas, la exportación es claramente la mejor opción. La impresión en PDF es más adecuada para salidas rápidas y puntuales.

¿Puedo crear un PDF sin ningún software adicional?

Sí. Windows incluye su propia impresora PDF llamada «Microsoft Print to PDF»; macOS ofrece la opción «Guardar como PDF» en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo de impresión; y todos los navegadores pueden exportar páginas web como PDF utilizando la función de impresión. Esto es suficiente para tareas ocasionales. Las limitaciones se hacen evidentes en cuanto se quiere editar el PDF resultante, fusionar páginas o añadir campos de formulario. Las herramientas integradas crean el archivo, pero no permiten editarlo posteriormente.

¿Cuándo merece la pena utilizar un programa específico para PDF en lugar de las herramientas integradas?

En cuanto no solo crees archivos PDF con regularidad, sino que también los edites, la impresión de Windows y la exportación desde Word alcanzan sus límites. Merece la pena utilizar un programa específico para PDF si editas texto e imágenes directamente en archivos PDF existentes, combinas varios archivos en una carpeta, reordenas páginas, firmas documentos o creas formularios rellenables. En Mac, iPhone y iPad, PDF Expert es una de las soluciones más populares para ello. Es importante saber que el programa solo está disponible para dispositivos Apple; no existe una versión para Windows.

PDF Expert

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¿Cómo se crea un PDF en un Mac o un iPad?

En un Mac, puedes hacerlo a través de cualquier cuadro de diálogo de impresión: en lugar de imprimir, selecciona «PDF» en la esquina inferior izquierda y, a continuación, «Guardar como PDF». Esto te permite crear un PDF desde casi cualquier aplicación. En un iPhone o iPad, utiliza el menú «Compartir» y selecciona «Imprimir» o «Guardar como PDF». Si además quieres combinar archivos PDF, insertar texto o editar formularios, utiliza una aplicación como PDF Expert, que reúne todas estas funciones en un único programa para macOS y iPadOS.

¿Puedo editar un PDF ya creado?

Aquí es donde se separa el grano de la paja, y muchos usuarios subestiman este aspecto. Aunque Word puede abrir un PDF, al hacerlo lo convierte a un formato de Word editable. Esto funciona bien con texto sencillo, pero con tablas, diseños de varias columnas o gráficos incrustados, el resultado suele diferir significativamente. Un verdadero editor de PDF edita el texto y las imágenes directamente dentro del PDF, sin necesidad de conversión. Si necesitas modificar con frecuencia contratos, formularios o documentos diseñados, un programa de PDF es, por lo tanto, una opción notablemente más fiable.

¿Cómo se crea un formulario PDF rellenable?

Un formulario rellenable requiere campos de formulario propiamente dichos: campos de texto, casillas de selección, listas desplegables y campos de firma que el destinatario pueda rellenar directamente en la pantalla. Word no genera este tipo de campos de formulario PDF durante la exportación; un campo de Word con fondo gris se convierte en texto estático al exportarlo a PDF. Para los formularios interactivos, necesitas un editor de PDF que cree los campos y defina sus propiedades. PDF Expert ofrece esta función y guarda el resultado como un PDF rellenable estándar y multiplataforma.

¿Cómo protejo un PDF con una contraseña o cifrado?

Los PDF admiten dos tipos de protección. Una contraseña de «apertura» impide que los usuarios no autorizados puedan ver el documento en absoluto. Una contraseña de «permisos» restringe las acciones que se pueden realizar con el archivo, como imprimir, copiar o editar. Word permite asignar una contraseña durante la exportación. Los editores de PDF van un paso más allá y permiten una configuración de permisos más detallada, así como un cifrado más seguro. Para documentos confidenciales, una contraseña larga y de un solo uso ofrece una protección significativamente mayor que una combinación corta y estándar, y la contraseña debe enviarse por un canal distinto al del propio archivo.

¿Cómo se crea un PDF apto para archivo en formato PDF/A?

El PDF/A es el estándar para el archivo a largo plazo a prueba de auditorías, tal y como exige, por ejemplo, la normativa GoBD para los documentos fiscales. La característica clave es que todas las fuentes y recursos están incrustados en el archivo, lo que garantiza que el documento se mostrará de forma idéntica incluso dentro de muchos años sin depender de elementos externos. Word ofrece la exportación a PDF/A en las opciones de guardado como «Conforme a la norma ISO 19005». Para las empresas que necesitan conservar documentos de forma permanente, esta es la configuración adecuada, mientras que la exportación a PDF estándar es suficiente para el uso diario.

¿Por qué mi PDF se ve de repente diferente en otro dispositivo?

Este es el problema práctico más habitual y casi siempre tiene que ver con las fuentes. Si una fuente utilizada en el documento no está incrustada en el PDF, el otro dispositivo la sustituirá por otra diferente. Esto provoca que las líneas se desplacen, que el espaciado se desorganice y que las tablas pierdan la alineación. La solución es incrustar las fuentes durante la creación. Word suele hacerlo automáticamente durante la exportación, pero en el caso de fuentes menos comunes, conviene comprobar las opciones. Precisamente por eso debes enviar el documento final en formato PDF en lugar de como archivo de Word: un PDF fija el diseño, mientras que un archivo de Word no lo hace.

¿Cómo puedo reducir el tamaño de un archivo PDF que es demasiado grande?

Los archivos grandes se deben casi siempre a imágenes de alta resolución. Al reducir el tamaño del archivo, las imágenes se comprimen y su resolución se reduce a un nivel razonable; también se pueden eliminar los objetos que no se utilicen. Al exportar, Word ofrece la opción «Tamaño mínimo» para su distribución en la web y por correo electrónico. Los programas de PDF cuentan con sus propias funciones de optimización o compresión que te permiten controlar el tamaño deseado con mayor precisión sin que el texto resulte ilegible.

¿Cómo puedo fusionar varios documentos en un único PDF?

Combinar varios archivos en un único PDF es una de las tareas que Word y sus herramientas integradas no cubren. Para ello se necesita un editor de PDF capaz de combinar páginas de diferentes fuentes, reordenarlas y eliminar o girar páginas individuales. Esto es habitual en carpetas de propuestas, documentos de proyectos o recopilaciones de recibos que deben enviarse como un único documento. En PDF Expert, puedes organizar fácilmente las páginas mediante miniaturas y fusionarlas en un único archivo.

¿Qué versión de Word necesito para crear archivos PDF de forma fiable?

La exportación a PDF es una función estándar desde Word 2010, y las versiones actuales la gestionan sin necesidad de herramientas adicionales. La cuestión de la licencia es más relevante. Si no quieres una suscripción y prefieres una versión que puedas utilizar de forma indefinida, una edición LTSC es una buena opción: Se trata de una compra única, funciona sin cuotas mensuales y es ideal para estaciones de trabajo que requieren un conjunto de funciones estable, a largo plazo y coherente. Para crear simplemente archivos PDF a partir de texto, tablas y combinaciones de correspondencia, cubre todo lo que necesitas.

Microsoft Word 2021 LTSC

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¿Word o PDF Expert? ¿Qué programa es el más adecuado para cada caso de uso?

Ambos programas pueden crear archivos PDF, pero tienen fines distintos. Word es un procesador de textos que incluye el PDF como formato de salida y funciona en varias plataformas, tanto en Windows como en Mac. PDF Expert es una herramienta especializada en PDF para el ecosistema de Apple que permite editar, fusionar y añadir formularios a archivos PDF existentes. La siguiente tabla compara las diferencias clave relevantes a la hora de tomar decisiones de compra cuando se trabaja con archivos PDF.

Nota sobre la terminología: «Limitada», en el contexto de la edición y las anotaciones de PDF, significa que Word abre un PDF pero lo convierte al formato de Word, lo que puede provocar cambios en el diseño. «Limitado» en el caso del iPhone y el iPad se refiere a las aplicaciones móviles de Word, que crean archivos PDF sencillos pero no ofrecen toda la funcionalidad de la versión LTSC de escritorio. «Parcial» en el caso de la licencia única de PDF Expert significa que la licencia permanente se aplica a la versión para Mac, mientras que el uso en varios dispositivos, como el iPhone y el iPad, suele requerir una suscripción.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas y los administradores a la hora de crear archivos PDF?

En un entorno profesional se aplican criterios diferentes a los de un ordenador personal. En primer lugar, el modelo de licencia es crucial: una licencia perpetua por volumen o una licencia única es más predecible a largo plazo que una suscripción, que conlleva costes continuos. En segundo lugar, el ecosistema de dispositivos también influye. Una empresa en la que predomina Windows puede arreglárselas con la exportación a PDF desde Word, mientras que un equipo de usuarios de Mac y iPad se beneficia de un programa especializado en PDF. A esto se suman los requisitos de cumplimiento a prueba de auditorías mediante PDF/A, el cifrado de documentos sensibles y la ocultación adecuada de pasajes confidenciales, algo que una simple barra negra no puede lograr.

¿Cuáles son algunos de los errores más comunes que se cometen al crear archivos PDF?

Hay algunos errores habituales que se repiten una y otra vez:

• Las fuentes no están incrustadas, lo que hace que el PDF se vea diferente en otros dispositivos.
• Se utiliza «Imprimir como PDF» en lugar de «Guardar como PDF», aunque se necesite texto seleccionable.
• Los formularios rellenados no se acoplan, lo que permite al destinatario modificarlos accidentalmente.
• Las imágenes demasiado grandes aumentan innecesariamente el tamaño del archivo y dificultan su envío.
• Los documentos confidenciales se envían sin contraseña y sin la censura adecuada.
• Se edita un PDF escaneado sin aplicar primero el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

¿Qué solución es la más adecuada para cada caso de uso?

Una guía rápida para tomar decisiones:

• Exportación ocasional de documentos: bastan las herramientas integradas en Windows y macOS o la exportación a PDF desde Word.
• Trabajo habitual con PDF en dispositivos Apple que implique edición, formularios y fusión de documentos: un editor de PDF especializado como PDF Expert.
• Equipos de trabajo con Windows con licencia perpetua y centrados en el procesamiento de textos: una edición LTSC de Word.
• Entornos mixtos: Word para la creación y un editor de PDF en las estaciones de trabajo Mac para el posprocesamiento.

Si determinas de antemano si solo quieres crear archivos PDF o también editarlos, y qué sistema operativo es el más utilizado en tu organización, la decisión de compra adecuada se tomará casi por sí sola.

• Creación de archivos PDF: la guía práctica completa para Windows, Mac y iPad
• ¿Word o PDF Expert? Cómo crear y editar archivos PDF correctamente
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