Cosa include Tungsten OmniPage 19.2 Ultimate?

eDiscovery Assistant – Rende ricercabili i file PDF esistenti senza alterarne il layout.
Automazione in batch – Le cartelle monitorate e gli allegati e-mail vengono convertiti in modo automatico.
Elaborazione dei moduli – Converte i moduli stampati ed esporta i dati dei campi in formato CSV.
Sicurezza dei PDF – Include firme digitali, password e crittografia a 256 bit.
Capacità di base – Riconosce oltre 120 lingue nei documenti scansionati.
Importante – Solo per Windows; non è disponibile una versione per Mac.

Quali sono i principali vantaggi di Tungsten OmniPage 19.2 Ultimate?

OmniPage 19.2 Ultimate è un’applicazione OCR per Windows che trasforma scansioni, PDF di immagini e foto scattate con la fotocamera in file modificabili in formato Word, Excel, ePub e PDF ricercabili. È progettata per attività di conversione ricorrenti piuttosto che per la scansione occasionale di singole pagine.

Acquisizione da fotocamera – Trasforma le foto scattate con il telefono o la fotocamera in testo modificabile.
Riquadri del Launchpad – I riquadri con un solo clic eseguono rapidamente i lavori di conversione più frequenti.
Inoltro in rete – DocuDirect monitora le cartelle condivise degli scanner in rete.
Mantenimento del layout – Mantiene colonne, tabelle e grafici nei file convertiti.
Componenti in bundle – PaperPort e Power PDF Create vengono installati insieme a OmniPage.
Destinazioni cloud – Salva i file convertiti su Evernote o SharePoint.

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Cosa fa effettivamente Tungsten OmniPage 19.2 Ultimate nel lavoro quotidiano?

Estrae il testo da immagini scansionate e da PDF contenenti solo immagini e lo ricompone in un file modificabile, mantenendo intatta la struttura originale di colonne, tabelle e grafici. Il caso tipico è un contratto con un fornitore o un vecchio rapporto archiviato che esiste solo come scansione: invece di riscriverlo, lo si converte in .docx o .xlsx e si modificano direttamente le clausole o le cifre. L’eDiscovery Assistant gestisce la situazione opposta, in cui un PDF misto contiene già testo vero e proprio in alcune pagine e scansioni in altre: esegue l’OCR solo sulle pagine con immagini, in modo che il testo e le annotazioni esistenti non vengano sovrascritti. L’output può essere salvato direttamente in una cartella, inviato via e-mail o trasferito su un servizio cloud senza dover aprire ogni singolo file.

A chi è più adatto OmniPage 19.2 Ultimate?

È adatto agli uffici che digitalizzano i documenti con cadenza regolare piuttosto che occasionalmente. Un team di contabilità o di back-office che riceve ogni mattina via e-mail decine di fatture scansionate può indirizzare Workflow Assistant verso la casella di posta o una cartella monitorata e far convertire e archiviare i file prima ancora che qualcuno li apra. Il personale legale e addetto all’archiviazione trae vantaggio dalla funzionalità PDF ricercabile, poiché i fascicoli rimangono intatti byte per byte pur diventando ricercabili a testo pieno. Per un singolo utente che scansiona poche pagine al mese, gli strumenti di automazione e di gestione dei moduli presenti in questa edizione rimarranno inutilizzati.

In che modo OmniPage Ultimate 19.2 si differenzia da OmniPage Standard 18.0?

La versione Ultimate aggiunge la gestione dei moduli, la sicurezza dei PDF e l’instradamento di rete che la versione Standard non possiede. La versione Standard 18.0 continua a eseguire l’OCR di base e a produrre PDF ricercabili e output in formato Office, quindi l’aggiornamento riguarda l’automazione e il controllo dei documenti, non il riconoscimento di base. Le differenze più concrete riguardano l’acquisizione dei dati dei moduli in formato CSV, la possibilità di aggiungere contenuti convertiti a un PDF esistente e l’applicazione di firme digitali o crittografia a 256 bit in fase di esportazione. La tabella comparativa di Tungsten mette a confronto OmniPage Ultimate 19.2 con OmniPage Standard 18.0, che sono le due attuali edizioni desktop.

Quali formati di output supporta OmniPage 19.2 Ultimate?

Consente l’esportazione in PDF, formati Microsoft Office, Corel WordPerfect, HTML, XML, RTF, XPS ed ePub. L’output PDF comprende varianti immagine, immagine ricercabile, normale, modificata, PDF/A e linearizzata, aspetto importante quando un archivio o un sistema di deposito giudiziario accetta solo il formato PDF/A. La versione 19.2 offre tre opzioni di conversione distinte per l’esportazione in formato ePub, consentendo così di preparare il materiale scansionato per gli e-reader anziché solo per la stampa. I dati dei moduli possono inoltre essere esportati in formato .csv per l’importazione in un foglio di calcolo o in un database.

OmniPage 19.2 Ultimate include firme elettroniche legalmente vincolanti?

No: OmniPage applica firme digitali basate su certificati e protezione tramite password ai file PDF in uscita, ma non è una piattaforma per la richiesta di firme o per la tracciabilità. Ciò significa che è possibile firmare e crittografare autonomamente un documento convertito, ma non è possibile inviarlo per la controfirma né tracciare chi lo ha aperto. I team che necessitano di un flusso di lavoro completo per la firma con instradamento ai destinatari utilizzano un prodotto dedicato alle firme elettroniche insieme a OmniPage. Per l’integrità dei documenti interni e l’archiviazione crittografata a 256 bit, la funzione di firma integrata è sufficiente.

Quali limitazioni dovrebbero verificare gli utenti prima di scegliere questa edizione?

Il limite imprescindibile è la piattaforma: OmniPage funziona solo su Windows e Tungsten conferma che non esiste una versione compatibile con Mac. Il volume di scansione è il secondo aspetto da verificare: Tungsten consiglia agli utenti che elaborano più di 1.000 pagine a settimana di optare per OmniPage Server o per il Capture SDK anziché per l’edizione desktop. Anche l’integrazione con SharePoint dipende dal lato server e richiede SharePoint Server 2010, 2013, 2016 o 2019. La scansione richiede un driver WIA, TWAIN o ISIS, pertanto i dispositivi molto vecchi o privi di driver non appariranno nella procedura guidata dello scanner.

Domande frequenti su Tungsten OmniPage 19.2 Ultimate

OmniPage 19.2 Ultimate installa applicazioni aggiuntive?

Sì. L’installazione include PaperPort e il componente Power PDF Create oltre all’applicazione OmniPage stessa. Poiché Power PDF Create è condiviso con altri prodotti desktop Tungsten, la sua installazione potrebbe entrare in conflitto con un’installazione esistente di Kofax o Tungsten PDF sullo stesso computer.

È in grado di convertire le foto scattate con un telefono?

Sì. La tecnologia 3D Correction raddrizza e corregge le immagini della fotocamera prima del riconoscimento, e Tungsten specifica una fotocamera da 2 megapixel con messa a fuoco automatica come requisito minimo per l’acquisizione del testo. Si tratta della soluzione più pratica per acquisire un documento quando non si dispone di uno scanner a portata di mano, come ad esempio una bolla di consegna firmata in loco.

OmniPage può funzionare su Windows Server?

Windows Server 2008 R2 e Windows Server 2012 figurano nelle specifiche della versione 19.2, e DocuDirect è progettato per essere installato su un server di rete con una cartella monitorata. Rimane un prodotto di classe desktop, quindi una configurazione di scansione condivisa per un gruppo di lavoro è realistica, mentre l’acquisizione centralizzata di grandi volumi non lo è.

Qual è la differenza tra Workflow Assistant e DocuDirect?

Workflow Assistant è il gestore dei lavori precedentemente denominato Batch Manager e gestisce i lavori a tempo, ricorrenti e in modalità automatica sul computer locale. DocuDirect copre gli ambienti di scansione condivisi e instrada i documenti provenienti da stampanti multifunzione, cartelle o e-mail verso destinazioni predefinite per diversi utenti.