Was ist im Lieferumfang von MailStore Server enthalten?

Zentrale Archivierung – Speichert 1:1-Kopien aller Unternehmens-E-Mails.
Umfassende Quellen – Archiviert Exchange, Microsoft 365, Google Workspace und IMAP.
Integrierter Speicher – Für den Betrieb ist kein externer Datenbankserver erforderlich.
Compliance-Tools – Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Audit-Protokollierung sind enthalten.
Kernkapazität – Eine Installation unterstützt bis zu 2.000 Benutzer.
Wichtig – Keine native Mac- oder mobile Client-App.

Was sind die wichtigsten Vorteile von MailStore Server?

MailStore Server ist eine On-Premise-E-Mail-Archivierungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zentrale, manipulationssichere Kopie jeder Nachricht speichert. Sie entlastet den Mailserver und sorgt gleichzeitig dafür, dass jede E-Mail über Jahre hinweg durchsuchbar und wiederherstellbar bleibt.

Entlastung der Postfächer – Schafft Speicherplatz in Exchange durch regelbasiertes Löschen an der Quelle.
Schnelle Abfrage – Volltextsuche in E-Mails und Anhängen.
Speichereinsparungen – Durch Deduplizierung und Komprimierung wird der Speicherbedarf um ca. 70 % reduziert.
Outlook-Zugriff – Das Archiv lässt sich direkt im Outlook-Add-in öffnen.
Compliance-konform – Erfüllt die Anforderungen der DSGVO und der GoBD an die E-Mail-Aufbewahrung.
Schnelle Wiederherstellung – Wiederherstellung mit einem Klick, ohne auf Server-Backups zurückgreifen zu müssen.

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Was leistet MailStore Server?

Es handelt sich um eine E-Mail-Archivierungssoftware für den lokalen Einsatz, die eine zentrale 1:1-Kopie jeder eingehenden und ausgehenden Nachricht erstellt. Administratoren definieren Archivierungsprofile pro Quelle – Exchange, Microsoft 365 über die Graph-API, Google Workspace, IMAP/POP3 oder PST-Dateien – und können archivierte E-Mails automatisch aus der Quelle entfernen, um Postfächer zu verkleinern. Das Archiv bleibt über Jahre hinweg manipulationssicher und vollständig durchsuchbar. Einzelne Nachrichten lassen sich in einem einzigen Schritt in das ursprüngliche Postfach wiederherstellen oder exportieren.

Für wen eignet sich MailStore Server am besten?

Es eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die E-Mails aus Gründen der Compliance, für eDiscovery oder zur Wiederherstellung von Nachrichten ehemaliger Mitarbeiter dauerhaft aufbewahren müssen. Eine einzelne Installation lässt sich auf etwa 2.000 Benutzer skalieren und deckt damit die meisten KMU- und mittelständischen Standorte ab, ohne dass eine Multi-Server-Konfiguration erforderlich ist. Er ist besonders wertvoll, wenn überfüllte Postfächer und anfällige PST-Dateien in einem indexierten Archiv konsolidiert werden müssen, anstatt bei jeder E-Mail-Anfrage eine Wiederherstellung aus dem Backup durchzuführen. Größere Hosting-Anbieter, die Archivierung als Managed Service weiterverkaufen, nutzen stattdessen die separate Service Provider Edition.

Welche E-Mail-Systeme und Dateitypen können archiviert werden?

MailStore Server archiviert Daten aus Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace und jedem IMAP- oder POP3-kompatiblen Postfach sowie aus öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients und PST-Dateien. Die Microsoft 365-Archivierung läuft nun über die Microsoft Graph-API, was von Bedeutung ist, da Microsoft die Exchange Web Services (EWS) für Exchange Online am 1. Oktober 2026 einstellt. Das Journaling kann jede Nachricht unmittelbar nach dem Senden oder Empfangen erfassen, während einmalige Profile historische PST-Daten einlesen. Anhänge werden ebenso wie der Nachrichtentext für die Volltextsuche indexiert.

Enthält MailStore Server native Mac- und Mobil-Apps?

Nein. MailStore bietet eine Windows-Client-Anwendung und ein Outlook-Add-in für Desktop-Benutzer an, doch Mac- und Mobilbenutzer können auf das Archiv ausschließlich über den browserbasierten MailStore Web Access zugreifen. Es gibt keinen dedizierten macOS-Client und keine native iOS- oder Android-App, sodass plattformübergreifende Teams den Webzugriff für Mitarbeiter ohne Windows-Rechner einplanen sollten. Der Serverdienst selbst läuft ausschließlich unter Windows, und jede Installation mit mehr als 25 Benutzern erfordert aufgrund von Verbindungsbeschränkungen des Client-Betriebssystems ein Windows Server-Betriebssystem. Dies ist die wichtigste plattformbezogene Einschränkung, die vor dem Kauf zu klären ist.

Wie unterscheidet es sich von MailStore Home und der Service Provider Edition?

MailStore Home ist kostenlos, jedoch nur für den privaten, persönlichen Gebrauch lizenziert, sodass Unternehmen es nicht legal einsetzen dürfen. MailStore Server ist die kommerzielle On-Premise-Edition für eine einzelne Organisation und skaliert auf etwa 2.000 Benutzer pro Installation. Die Service Provider Edition (SPE) ist mandantenfähig, wird über eine Webkonsole oder API verwaltet und richtet sich an MSPs und Hoster, die viele einzelne Kunden über mehrere Server hinweg betreuen. Für ein Unternehmen, das seine eigenen E-Mails archiviert, ist MailStore Server die richtige Edition – und nicht Home oder SPE.

Was sollte ich vor der Entscheidung für MailStore Server prüfen?

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Windows-Rechner bereitstellen können – und bei mehr als 25 Benutzern ein Windows Server-Betriebssystem –, da der Archivierungsdienst nicht unter macOS oder Linux läuft. Stellen Sie sicher, dass die Microsoft 365-Archivierung die Graph-API nutzt, da EWS-basierte Profile nicht mehr funktionieren, wenn Microsoft EWS für Exchange Online im Oktober 2026 einstellt. Beachten Sie, dass MailStore die Unterstützung für externe Microsoft SQL Server- und PostgreSQL-Datenbanken bis Ende 2026 einstellt; planen Sie daher die integrierte Speicher-Engine ein. Richten Sie schließlich eine Sicherung des Archivspeichers selbst ein, da dieser zum offiziellen Aufzeichnungssystem wird, sobald E-Mails aus der Quelle gelöscht wurden.

Häufig gestellte Fragen zu MailStore Server

Benötigt MailStore Server eine externe Datenbank oder einen Webserver?

Nein. Er wird mit einer integrierten Speicher-Engine ausgeliefert, sodass weder Microsoft SQL Server noch PostgreSQL erforderlich sind, und er betreibt einen eigenen HTTP-Server für MailStore Web Access ohne IIS oder Apache. Dadurch bleibt die Bereitstellung auf einem einzigen Windows-Host in sich geschlossen.

Ersetzt die E-Mail-Archivierung eine Datensicherung?

Nein. Ein Backup ist eine kurzfristige Wiederherstellungskopie eines Live-Systems, während das MailStore-Archiv eine langfristige, manipulationssichere Aufzeichnung von E-Mail-Inhalten darstellt. Da Nachrichten nach der Archivierung vom E-Mail-Server gelöscht werden können, sollten Sie den Archivspeicher weiterhin separat sichern – entweder mithilfe der integrierten Backup-Funktion oder mit Software von Drittanbietern.