Cosa include Kofax Power PDF Advanced 5 VLA Enterprise?

Creazione di PDF – Crea file PDF da qualsiasi applicazione Windows in grado di stampare.
Oscuramento avanzato – Rimuove in modo permanente dati testuali e immagini.
Numerazione Bates – Assegna numeri a serie di documenti legali distribuiti su più file.
Implementazione in rete – Supporta Citrix, Microsoft App-V e Windows Server.
Metriche delle prestazioni – Conversione in batch in Word, Excel e PowerPoint.
Importante – Solo Windows; nessun client per macOS né editor per browser.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax Power PDF Advanced 5 VLA Enterprise?

Kofax Power PDF Advanced 5 (ora commercializzato con il marchio Tungsten Automation) è un editor PDF desktop per Windows che consente di creare, convertire, modificare, proteggere e firmare file PDF. La versione VLA Enterprise aggiunge gli strumenti di implementazione necessari per installare e configurare la stessa applicazione su una rete gestita, anziché su singolo computer.

Alternativa ad Acrobat – Copre la maggior parte delle attività di Acrobat Pro senza abbonamento.
Barra multifunzione in stile Office – Il layout familiare riduce i tempi di formazione del personale.
Distribuzione automatica – La procedura guidata di distribuzione crea un pacchetto di installazione personalizzato.
Controllo dei documenti – Crittografia AES, autorizzazioni e vera e propria oscuramento dei dati combinati.
Flussi di lavoro legali – Conversione di atti processuali con numerazione delle righe e timbri.
Elaborazione in batch – Applica i comandi a intere cartelle di file PDF.

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Cosa fa effettivamente Kofax Power PDF Advanced 5 VLA Enterprise?

Si tratta di un'applicazione completa per la creazione e la conversione di PDF, non di un semplice visualizzatore con funzionalità aggiuntive. Crea file PDF da qualsiasi applicazione stampabile, da scanner tramite WIA, TWAIN e ISIS, e direttamente da Word, Excel e PowerPoint, per poi riconvertirli in quei formati senza bisogno che Office sia installato sul computer. La funzione di assemblaggio dei documenti consente di inserire, sostituire, dividere, rinumerare e modificare l’intestazione delle pagine in un’unica vista, senza doverle esportare e ricostruire. Per un ufficio che riceve le fatture dei fornitori come scansioni e ne ha bisogno sotto forma di fogli di calcolo modificabili, l’intero lavoro viene svolto all’interno di un’unica applicazione.

A chi è più adatta questa edizione?

È adatta alle organizzazioni che necessitano della stessa applicazione PDF configurata in modo identico su molte postazioni di lavoro Windows gestite. La variante VLA Enterprise supporta l’implementazione su Citrix, Microsoft App-V e Windows Server, oltre alla distribuzione tramite Active Directory e in stile SCCM, che la licenza Advanced a postazione singola non copre. Un team IT può utilizzare il configuratore per nascondere le funzionalità a cui gli utenti non devono avere accesso e pubblicare il risultato come un unico pacchetto, in modo che l’implementazione su cinquanta postazioni non comporti cinquanta installazioni manuali con cinquanta barre degli strumenti diverse. Anche i team legali, finanziari e del settore pubblico traggono vantaggio dal fatto che la numerazione Bates e la redazione siano disponibili su ogni postazione anziché solo sul computer di uno specialista.

Qual è la differenza tra Power PDF Standard e Advanced?

La versione Standard gestisce la creazione, la conversione, la modifica, l’annotazione e le firme basate su timbri; la versione Advanced aggiunge il livello aziendale e di conformità. In concreto, la creazione in batch di PDF da più file di origine, l’occultamento avanzato con codici di occultamento e testo sovrapposto, la numerazione Bates, la protezione con password, la creazione di campi modulo interattivi e i connettori per SharePoint e iManage sono disponibili solo nella versione Advanced. La variante VLA Enterprise aggiunge poi la distribuzione su server e in ambiente virtualizzato rispetto alla versione Advanced. Se nessuno all’interno dell’organizzazione esegue operazioni di oscuramento, apposta timbri o esegue elaborazioni in batch, la versione Standard copre già il lavoro quotidiano.

Kofax Power PDF Advanced 5 VLA Enterprise include firme elettroniche legalmente vincolanti pronte all’uso?

Non nel senso in cui solitamente intendono gli acquirenti. L’applicazione crea e applica firme digitali autofirmate, convalida le firme esistenti rispetto alla Trusted List dell’UE e invia i documenti per la firma tramite le integrazioni con DocuSign e Tungsten SignDoc. Il servizio di firma vero e proprio, che comprende la traccia di audit e la verifica dell’identità che rendono una firma legalmente difendibile in caso di controversia, è un abbonamento separato con quel fornitore. Se il vostro flusso di lavoro prevede la firma di approvazioni interne con un certificato, questa edizione lo copre; se avete bisogno di contratti con i clienti controfirmati con un registro di audit verificabile, dovrete prevedere nel budget anche il servizio di firma.

È in grado di trasformare i documenti cartacei scansionati in testo modificabile?

Sì, è incluso l’OCR completo, che utilizza il motore di riconoscimento Tungsten OmniPage. Il sistema rileva che un PDF aperto è una scansione e propone automaticamente il riconoscimento, producendo poi un PDF ricercabile con il livello di testo dietro l’immagine originale oppure un file Word, Excel o PowerPoint completamente modificabile. Una fase di revisione OCR segnala i caratteri a bassa affidabilità dopo la conversione, il che è importante quando una colonna di cifre di una fattura scansionata potrebbe altrimenti introdurre un errore di digitazione non rilevato in un foglio contabile. L’estrazione delle tabelle in Excel mantiene i formati di valuta e percentuale invece di esportare tutto come testo semplice.

Funziona su macOS o in un browser web?

No, si tratta di un’applicazione desktop per Windows, compatibile con Windows 8.1 fino a Windows 11 nelle versioni a 32 bit e 64 bit, con supporto nativo per ARM64. Power PDF per Mac è un prodotto a sé stante con funzionalità Standard e non include la protezione con password, l’elaborazione in batch né il server di collaborazione. Il Cloud Editor basato su browser e l’app Microsoft Teams appartengono al livello di abbonamento Power PDF Business e non fanno parte di questa edizione perpetua. Gli uffici con un ambiente misto Windows e Mac dovrebbero prevedere due prodotti distinti anziché un unico set di strumenti condiviso.

Domande frequenti su Kofax Power PDF Advanced 5 VLA Enterprise

A quali sistemi di gestione dei documenti si collega?

Si collega direttamente a SharePoint con funzioni di apertura, salvataggio e check-in/check-out, oltre che a iManage, NetDocuments, eDOCs e Worldox. I connettori per l’archiviazione cloud coprono OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box ed Evernote. La protezione lato server dei PDF ospitati su SharePoint è disponibile tramite AD RMS.

È in grado di creare PDF conformi agli standard di archiviazione e accessibili?

Sì, crea file PDF/A conformi allo standard ISO nei livelli di conformità A-1, A-2, A-3 e A-4 per l’archiviazione a lungo termine. Produce inoltre file con tag, conformi allo standard PDF/UA, direttamente da Office e include uno strumento di verifica dell’accessibilità che copre le regole PDF/UA e WCAG.

In che modo confronta i documenti per individuare le modifiche?

Confronta un PDF con un altro PDF e un PDF con il file Word originale, quindi genera una visualizzazione affiancata e un rapporto di riepilogo delle modifiche. Questa seconda modalità è utile quando un fornitore restituisce un PDF firmato e occorre verificare che non vi siano state modifiche rispetto alla bozza in Word inviata.

Quale crittografia applica ai file protetti?

Applica la crittografia tramite password con autorizzazioni configurabili a 128 bit e 256 bit AES. Le autorizzazioni possono essere impostate separatamente per la stampa, la copia, la modifica e la compilazione di moduli, in modo che un documento possa rimanere leggibile pur rimanendo protetto dall’estrazione dei dati.