Cosa include Kofax Power PDF 4.0 Standard?

Creazione di PDF – Crea file PDF conformi allo standard ISO 2.0 da qualsiasi applicazione in grado di stampare.
Conversione di documenti Office – Esporta i PDF in Word, Excel, PowerPoint e WordPerfect.
Scansione OCR – Trasforma i documenti cartacei scansionati in testo PDF ricercabile e modificabile.
Sicurezza dei documenti – Aggiunge la crittografia con password AES a 128 bit e 256 bit.
Funzionalità di base – Kofax OCR versione 21 con strumento di correzione ortografica integrato.
Importante – Nessuna funzione di oscuramento, numerazione Bates o distribuzione su Windows Server.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax Power PDF 4.0 Standard?

Kofax Power PDF 4.0 Standard è un’applicazione PDF desktop per Windows che consente di creare, convertire, modificare, aggiungere commenti e proteggere con password i file PDF. Copre le attività quotidiane di gestione dei documenti in un ufficio domestico o in un piccolo team, senza gli strumenti di sicurezza e integrazione riservati all’edizione Advanced.

Interfaccia intuitiva – La barra multifunzione in stile Office riduce i tempi di formazione per i nuovi utenti.
Conversione accurata – Ricostruisce colonne, tabelle e grafici all’interno di Word.
Digitalizzazione della carta – Scansiona direttamente in PDF ricercabile con correzione OCR.
Archiviazione delle e-mail – Salva i messaggi di Outlook insieme ai relativi allegati.
Accesso al cloud – Si collega a Box, Evernote, Google Drive e OneDrive.
Ricerca per modello – La funzione “Ricerca per somiglianza” individua numeri di telefono e indirizzi.

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Cosa fa Kofax Power PDF 4.0 Standard?

Consente di creare, convertire, modificare, assemblare e crittografare documenti PDF su un desktop Windows. L’utilizzo tipico è il ciclo che la maggior parte degli uffici ripete quotidianamente: un fornitore invia un PDF, lo si converte in Word o Excel, si modificano i dati, quindi lo si ripubblica come PDF protetto. La conversione mantiene inalterate colonne, tabelle e grafici, quindi non è necessario ricostruire manualmente listini prezzi e contratti a più colonne. I documenti scansionati vengono elaborati dal motore OCR di Kofax e uno strumento di correzione bozze consente di rivedere e correggere eventuali errori di riconoscimento prima del salvataggio.

A chi è più adatto Kofax Power PDF 4.0 Standard?

È adatto a singoli utenti e piccoli uffici il cui lavoro con i PDF si esaurisce sul desktop piuttosto che in un sistema di gestione dei documenti. Kofax posiziona l’edizione Standard per le piccole imprese e gli utenti mobili che necessitano di creare e scambiare documenti quotidianamente. Un contabile che scansiona le fatture dei fornitori, estrae le tabelle in Excel e archivia il risultato come PDF protetto da password troverà qui tutto ciò di cui ha bisogno. Quando più persone devono condividere regole di redazione, l’archiviazione in un sistema di gestione documentale (DMS) o il percorso di firma, il flusso di lavoro va oltre le funzionalità offerte dalla versione Standard.

Qual è la differenza tra Power PDF 4.0 Standard e Advanced?

Entrambe le edizioni condividono lo stesso nucleo di creazione, modifica, conversione e OCR; la versione Advanced aggiunge il livello di sicurezza, automazione e integrazione. L’edizione Advanced offre la redazione, la numerazione Bates, l’integrazione delle firme elettroniche con DocuSign e Kofax SignDoc, nonché connettori per sistemi di gestione dei documenti quali iManage, NetDocuments e OnBase. Aggiunge inoltre la sequenzializzazione in batch e l’elaborazione delle cartelle monitorate, oltre al supporto per Citrix e Remote Desktop Services, che Kofax indica come funzionalità esclusiva della versione Advanced. Se il vostro lavoro prevede la divulgazione di documenti legali, serie di allegati numerati o implementazioni su thin client, la versione Standard non è quella giusta.

È possibile firmare file PDF con Power PDF 4.0 Standard?

Sì, ma solo con firme digitali autofirmate applicate sul proprio computer, non tramite un servizio di firma elettronica con instradamento. L'invio di un contratto a una parte esterna per la firma tramite DocuSign o Kofax SignDoc è una funzionalità dell'edizione Advanced, quindi un utente Standard deve comunque inviare il file via e-mail e attendere il ritorno di una copia firmata. Per le approvazioni interne, l’approvazione di una fattura o un modulo scansionato che si certifica autonomamente, la firma integrata e la protezione con password AES sono solitamente sufficienti. Verificare questo aspetto prima dell’acquisto se l’inoltro delle firme fa parte del proprio processo di vendita o delle risorse umane.

Power PDF 4.0 Standard supporta l’elaborazione automatizzata in batch dei documenti scansionati?

No. La sequenzializzazione in batch su più file e l’automazione tramite cartelle monitorate sono riservate a Power PDF Advanced, pertanto la versione Standard elabora i documenti scansionati uno alla volta. In pratica, ciò significa che una pila di cinquanta bolle di consegna scansionate viene aperta, riconosciuta e salvata singolarmente, anziché essere trasferita in una cartella monitorata durante la notte. La qualità dell’OCR è identica in entrambe le edizioni, quindi la differenza sta nella produttività e nel funzionamento in modalità automatica, non nell’accuratezza del testo. I reparti che digitalizzano archivi in blocco dovrebbero invece prevedere nel budget l’acquisto della versione Advanced.

Cosa devono verificare gli utenti prima di scegliere Power PDF 4.0 Standard?

Verificate tre aspetti: se avete bisogno della funzione di oscuramento dei dati, se i documenti risiedono in un sistema di gestione documentale (DMS) e come verrà implementato il software. Kofax indica che il supporto per Remote Desktop e Citrix è disponibile solo per Power PDF Advanced; pertanto, la versione Standard non è la scelta giusta per l’implementazione su un server terminale o su thin client. La versione 4.0 è inoltre precedente alle funzionalità aggiunte successivamente, come il supporto PDF/A-4 e la ricerca approssimativa, introdotte con Power PDF 5. Se nessuna di queste condizioni si applica e il lavoro consiste nella conversione, modifica e crittografia da desktop, la versione 4.0 Standard è la soluzione adeguata.

Domande frequenti su Kofax Power PDF 4.0 Standard

Kofax Power PDF 4.0 Standard funziona su macOS?

No. Questa edizione è un’applicazione desktop per Windows; Kofax distribuisce un prodotto separato, Power PDF Standard per Mac, destinato agli utenti macOS. Una licenza Windows non copre la versione per Mac, pertanto i team che utilizzano piattaforme miste devono prevedere entrambe le soluzioni.

Su quali servizi cloud è possibile salvare i file?

Power PDF Standard si collega direttamente a Box, Evernote, Google Drive e Microsoft OneDrive, inclusi più account OneDrive. I file vengono aperti e salvati tramite questi servizi direttamente dall’interno dell’applicazione, quindi non è necessario il passaggio intermedio di esportazione e successivo caricamento.

Funziona all’interno di Microsoft Office?

Sì. È possibile creare e convertire componenti aggiuntivi da installare in Word, Excel, PowerPoint e Outlook, consentendo la creazione di PDF in un solo passaggio da un documento aperto. I messaggi di Outlook possono essere archiviati in formato PDF insieme ai relativi allegati, il che risulta utile quando la corrispondenza deve essere conservata insieme al file di un progetto.