Quelles sont les fonctionnalités incluses dans Kofax Power PDF 4.0 Standard ?

Création de PDF – Créez des fichiers PDF ISO 2.0 à partir de n'importe quelle application permettant l'impression.
Conversion de documents bureautiques – Exporte des fichiers PDF vers Word, Excel, PowerPoint et WordPerfect.
Numérisation avec OCR – Transforme les documents papier numérisés en fichiers PDF dont le texte est consultable et modifiable.
Sécurité des documents – Ajoute un chiffrement par mot de passe AES 128 bits et 256 bits.
Fonctionnalités de base – Kofax OCR version 21 avec outil de relecture intégré.
Important – Pas de caviardage, de numérotation Bates ni de déploiement sur Windows Server.

Quels sont les principaux avantages de Kofax Power PDF 4.0 Standard ?

Kofax Power PDF 4.0 Standard est une application PDF de bureau sous Windows permettant de créer, convertir, modifier, annoter et protéger par mot de passe des fichiers PDF. Elle couvre la gestion quotidienne des documents dans un bureau à domicile ou au sein d’une petite équipe, sans les outils de sécurité et d’intégration réservés à l’édition Advanced.

Interface familière – Le ruban de type Office réduit le temps de formation des nouveaux utilisateurs.
Conversion précise – Recrée les colonnes, les tableaux et les graphiques issus de Word.
Numérisation de documents papier – Numérisation directe vers un PDF consultable avec relecture OCR.
Archivage des e-mails – Enregistre les messages Outlook avec leurs pièces jointes.
Accès au cloud – Se connecte à Box, Evernote, Google Drive et OneDrive.
Recherche par modèle – La recherche par ressemblance localise les numéros de téléphone et les adresses.

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Que fait Kofax Power PDF 4.0 Standard ?

Il permet de créer, convertir, modifier, assembler et crypter des documents PDF sur un ordinateur de bureau Windows. Son utilisation typique correspond au cycle que la plupart des bureaux répètent quotidiennement : un fournisseur envoie un PDF, vous le convertissez au format Word ou Excel, modifiez les chiffres, puis le republiez sous forme de PDF verrouillé. La conversion conserve les colonnes, les tableaux et les graphiques à leur place, ce qui évite d’avoir à refaire à la main les listes de prix et les contrats à plusieurs colonnes. Les documents numérisés sont traités par le moteur OCR de Kofax, et un outil de relecture vous permet de vérifier et de corriger les erreurs de reconnaissance suspectées avant l’enregistrement.

À qui s’adresse principalement Kofax Power PDF 4.0 Standard ?

Il convient aux utilisateurs individuels et aux petits bureaux dont le travail sur les PDF s’arrête au niveau du poste de travail plutôt que dans un système de gestion documentaire. Kofax positionne l’édition Standard pour les petites entreprises et les utilisateurs mobiles qui ont besoin de créer et d’échanger des documents au quotidien. Un comptable qui numérise les factures des fournisseurs, en extrait les tableaux vers Excel et archive le résultat sous forme de PDF protégé par mot de passe trouvera ici tout ce dont il a besoin. Dès lors que plusieurs personnes doivent partager des règles de caviardage, l’archivage dans un système de gestion documentaire (DMS) ou le circuit de signature, le flux de travail dépasse le champ d’application de l’édition Standard.

Quelle est la différence entre Power PDF 4.0 Standard et Advanced ?

Les deux éditions partagent le même noyau de création, d’édition, de conversion et de reconnaissance optique de caractères (OCR) ; l’édition Advanced ajoute une couche de sécurité, d’automatisation et d’intégration. L’édition Advanced apporte la caviardage, la numérotation Bates, l’intégration des signatures électroniques avec DocuSign et Kofax SignDoc, ainsi que des connecteurs pour les systèmes de gestion documentaire tels que iManage, NetDocuments et OnBase. Elle ajoute également le traitement par lots et le traitement des dossiers surveillés, ainsi que la prise en charge de Citrix et des Services de Bureau à Distance, que Kofax présente comme une fonctionnalité exclusive à l’édition Advanced. Si votre travail implique la divulgation de documents juridiques, des séries de pièces numérotées ou un déploiement sur clients légers, l’édition Standard n’est pas adaptée.

Peut-on signer des fichiers PDF avec Power PDF 4.0 Standard ?

Oui, mais uniquement avec des signatures numériques auto-signées appliquées sur votre propre ordinateur, et non via un service de signature électronique acheminée. L'envoi d'un contrat à un tiers pour signature via DocuSign ou Kofax SignDoc est une fonctionnalité réservée à l'édition Advanced ; un utilisateur de l'édition Standard doit donc toujours envoyer le fichier par e-mail et attendre de recevoir une copie signée en retour. Pour les validations internes, la signature d’une facture ou d’un formulaire numérisé que vous certifiez vous-même, la signature intégrée associée à la protection par mot de passe AES est généralement suffisante. Vérifiez ce point avant l’achat si le routage des signatures fait partie de vos processus commerciaux ou RH.

Power PDF 4.0 Standard prend-il en charge le traitement automatisé par lots des documents numérisés ?

Non. Le traitement par lots de plusieurs fichiers et l’automatisation via des dossiers surveillés sont réservés à Power PDF Advanced ; l’édition Standard traite donc les documents numérisés un par un. Concrètement, cela signifie qu’une pile de cinquante bons de livraison numérisés sera ouverte, reconnue et enregistrée individuellement, plutôt que d’être déposée dans un dossier surveillé pendant la nuit. La qualité de l’OCR est identique entre les deux éditions ; la différence réside donc dans le débit et le fonctionnement en mode autonome, et non dans la précision du texte. Les services qui numérisent des archives en masse devraient plutôt prévoir l’achat de la version Advanced.

Que doivent vérifier les utilisateurs avant de choisir Power PDF 4.0 Standard ?

Vérifiez trois points : si vous avez besoin de la fonction de caviardage, si les documents sont stockés dans un système de gestion documentaire (DMS) et comment le logiciel sera déployé. Kofax indique que la prise en charge de Remote Desktop et de Citrix s’applique uniquement à Power PDF Advanced ; la version Standard n’est donc pas le bon choix pour un déploiement sur serveur de terminaux ou sur clients légers. La version 4.0 est également antérieure à certaines fonctionnalités ajoutées par la suite, telles que la prise en charge du format PDF/A-4 et la recherche approximative, qui ont fait leur apparition avec Power PDF 5. Si aucun de ces cas ne s’applique et que le travail consiste en des opérations de conversion, d’édition et de chiffrement sur un poste de travail, la version 4.0 Standard répondra à vos besoins.

Foire aux questions sur Kofax Power PDF 4.0 Standard

Kofax Power PDF 4.0 Standard fonctionne-t-il sous macOS ?

Non. Cette édition est une application de bureau Windows ; Kofax propose un produit distinct, Power PDF Standard pour Mac, destiné aux utilisateurs de macOS. Une licence Windows ne couvre pas la version Mac ; les équipes utilisant plusieurs plateformes doivent donc prévoir les deux.

Sur quels services cloud peut-on enregistrer des fichiers ?

Power PDF Standard se connecte directement à Box, Evernote, Google Drive et Microsoft OneDrive, y compris à plusieurs comptes OneDrive. Les fichiers s’ouvrent et s’enregistrent via ces services depuis l’application, ce qui évite de devoir passer par une étape d’exportation puis de téléchargement.

Fonctionne-t-il au sein de Microsoft Office ?

Oui. Des compléments à installer dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook permettent de créer et de convertir des fichiers PDF en une seule étape à partir d’un document ouvert. Les messages Outlook peuvent être archivés au format PDF avec leurs pièces jointes, ce qui est utile lorsque la correspondance doit être conservée avec le dossier d’un projet.