¿Qué incluye Kofax PaperPort 14 Standard?

Escáner de escritorio – Funciona con escáneres TWAIN, WIA e ISIS.
PDF con capacidad de búsqueda – El OCR integrado permite realizar búsquedas de texto en las páginas escaneadas.
Búsqueda «todo en uno» – Indexa conjuntamente los nombres de los archivos y el contenido de los documentos.
PDF Viewer Plus – Permite añadir anotaciones, sellos y rellenar formularios PDF estáticos.
SET Image Tools – Endereza y limpia los resultados de escaneo de mala calidad.
Capacidad básica – Solo para Windows; siete idiomas de interfaz en la versión Standard.
Importante – Esta edición no es compatible con Citrix, los Servicios de Terminal de Windows ni la instalación en unidades de red compartidas.

¿Cuáles son las principales ventajas de Kofax PaperPort 14 Standard?

Kofax PaperPort 14 Standard es un software de gestión de documentos para Windows que escanea papel, lo convierte en PDF con capacidad de búsqueda y archiva todo en un escritorio basado en miniaturas. Es la edición para un solo usuario de la gama PaperPort, situada por debajo de PaperPort 14 Professional.

Reducción de papel – Convierte las pilas de recibos y contratos en archivos.
Recuperación rápida – La búsqueda por palabras clave llega al texto dentro de las páginas escaneadas.
Archivado visual – Las miniaturas de gran tamaño te permiten apilar páginas como si fueran de papel.
Corregir el escaneo – Endereza las páginas torcidas antes de archivarlas.
Transferencia a Office – Arrastra el texto escaneado a Word o Excel.
Relleno de formularios – FormTyper permite rellenar formularios estáticos escaneados.

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¿Qué hace realmente Kofax PaperPort 14 Standard?

Captura páginas desde un escáner o una impresora multifunción y las almacena como elementos PDF en el escritorio de PaperPort, donde cada documento aparece como una miniatura grande en lugar de como un nombre de archivo en una lista. Los perfiles de escaneo te permiten guardar una combinación fija de resolución, modo de color y formato de salida, de modo que una pila mensual de facturas se escanea a un PDF con capacidad de búsqueda con solo pulsar un botón, en lugar de tener que reconfigurar el controlador cada vez. El OCR integrado se ejecuta automáticamente para alimentar el índice de búsqueda «All-in-One Search», lo que significa que puedes encontrar el nombre de un proveedor que solo aparezca en una página escaneada. Las páginas se pueden agrupar, desagrupar y reordenar arrastrando las miniaturas, que es como la mayoría de los usuarios crean un PDF de varias páginas a partir de escaneos separados.

¿Para quién es más adecuado Kofax PaperPort 14 Standard?

Es ideal para una persona que archiva su propia documentación en un ordenador con Windows, ya que esta edición no incluye funciones de supervisión de carpetas ni de SharePoint, que serían necesarias en una oficina compartida. Un profesional autónomo que escanee albaranes de entrega, o un particular que archive documentación de seguros e impuestos, sacará el máximo partido: un perfil de escaneo, OCR automático y un cuadro de búsqueda que permite buscar en el texto de la página. Cualquiera que necesite que los escaneos de un compañero se incorporen automáticamente a su estructura de archivo se encontrará rápidamente con un obstáculo, ya que la supervisión de carpetas y correo electrónico de DesktopDelivery solo está disponible en PaperPort 14 Professional. La prueba práctica es si el documento llega a tu propio escritorio o a un recurso compartido de red.

¿Cuál es la diferencia entre PaperPort 14 Standard y PaperPort 14 Professional?

La versión Standard incluye el escaneo, el archivo y la creación de archivos PDF con capacidad de búsqueda, mientras que la versión Professional añade las funciones de red, seguridad y compresión. Las tres diferencias que marcan la diferencia en el trabajo diario son la protección con contraseña de los PDF, la supervisión de carpetas de DesktopDelivery y la vista «Split Desktop» para mover páginas entre dos carpetas a la vez. La versión Professional también incluye Kofax Power PDF Create y es compatible con el formato de compresión PDF-MRC para obtener archivos escaneados más pequeños. Además, la versión Professional se ofrece en doce idiomas de interfaz, frente a los siete de la versión Standard, entre los que se incluyen el japonés, el coreano y las dos variantes del chino.

¿Se pueden firmar o proteger con contraseña archivos PDF en PaperPort 14 Standard?

No. La configuración de seguridad de los archivos PDF, incluidas la contraseña de apertura y la contraseña de permisos, solo está disponible en PaperPort Professional, por lo que la versión Standard no puede bloquear un contrato escaneado antes de enviarlo por correo electrónico. Lo que sí ofrece la versión Standard es la anotación con sello, que coloca un mapa de bits —como una imagen de firma escaneada— en una página; se trata de una marca visual, no de una firma basada en un certificado con una identidad verificable. Si necesitas una firma legalmente vinculante basada en un certificado, PaperPort no es la herramienta adecuada en ninguna de sus ediciones, y Kofax Power PDF es la línea de productos que cubre esa necesidad. A los usuarios que solo necesiten marcar una página como aprobada o añadir el logotipo de la empresa les bastará con las herramientas de sello.

¿Con qué escáneres y tipos de archivo funciona PaperPort 14 Standard?

PaperPort está diseñado para escáneres compatibles con TWAIN, WIA e ISIS, lo que abarca la mayoría de las impresoras multifunción, los escáneres de sobremesa con alimentación por hojas y los modelos portátiles que cuenten con un controlador adecuado para Windows. En cuanto a los archivos, la aplicación de escritorio admite PDF, TIFF, JPEG y el formato heredado de PaperPort MAX, además de los tipos de documentos que pueden abrir sus aplicaciones de origen. Las anotaciones se comportan de forma diferente según el formato: en PDF siguen siendo editables y se pueden reubicar o eliminar más tarde, mientras que en JPEG o BMP quedan grabadas de forma permanente en la imagen al guardarla. Esa diferencia es importante si se anota un escaneo archivado y más tarde se necesita corregir la nota, por lo que es más seguro guardar los archivos en formato PDF en lugar de como archivos de imagen.

¿Qué deben comprobar los usuarios antes de elegir PaperPort 14 Standard?

Comprueba tres aspectos: el sistema operativo, el método de implementación y si necesitas seguridad para los archivos PDF. PaperPort funciona en Windows 11, Windows 10 y Windows 8.1, y no está disponible para macOS, por lo que una oficina con equipos Mac necesita un producto completamente diferente. Las notas de la versión también indican que PaperPort 14 no es compatible con entornos Citrix ni con Windows Terminal Services y no se puede instalar en una unidad de red compartida, lo que descarta las configuraciones de cliente ligero o alojadas de forma centralizada. Por último, comprueba que tu escáner disponga de un controlador TWAIN, WIA o ISIS actualizado para tu versión de Windows, ya que PaperPort utiliza ese controlador en lugar de incluir uno propio.

Preguntas frecuentes sobre Kofax PaperPort 14 Standard

¿Puede PaperPort 14 Standard abrir archivos PDF Portfolio?

No. Las notas de la versión indican que PaperPort 14 no es compatible con PDF Portfolio, por lo que no se pueden abrir los documentos creados con ese formato contenedor. Si un cliente envía uno, extrae primero los archivos PDF individuales en otro lector.

¿En qué idiomas está disponible la interfaz de PaperPort 14 Standard?

La versión Standard incluye inglés, francés, alemán, español, italiano, portugués de Brasil y neerlandés. Los idiomas asiáticos de la interfaz, como el japonés, el coreano y el chino, solo están disponibles en la edición Professional, lo cual es importante si la interfaz de usuario debe coincidir con un idioma de trabajo no europeo.

¿Qué ocurre con los archivos antiguos de PaperPort MAX en la versión 14?

Los archivos MAX conservan solo una funcionalidad limitada en PaperPort 14: se pueden visualizar página por página, pero no se pueden anotar ni agrupar. En el grupo del menú de inicio de PaperPort se incluye un conversor de MAX a PDF que puede ejecutar el OCR durante la conversión, transfiriendo las anotaciones al nuevo PDF.

¿Sigue funcionando PaperPort 14 Standard con Microsoft SharePoint?

No. El conector de SharePoint de la barra «Enviar a» es una función de PaperPort Professional. La versión Standard sigue permitiendo enviar documentos a carpetas locales, por correo electrónico y a servicios en la nube conectados a través de la barra «Enviar a», pero las bibliotecas de SharePoint no están disponibles en esta edición.