Cosa include Kofax PaperPort 14 Standard?

Scanning Desktop – Funziona con scanner TWAIN, WIA e ISIS.
PDF ricercabile – L'OCR integrato rende le pagine scansionate ricercabili per testo.
Ricerca All-in-One – Indice contemporaneamente i nomi dei file e il contenuto dei documenti.
PDF Viewer Plus – Consente di aggiungere annotazioni, timbri e compilare moduli PDF statici.
SET Image Tools – Corregge l’inclinazione e ripulisce i risultati di scansione di scarsa qualità.
Funzionalità di base – Solo per Windows, sette lingue di interfaccia nella versione Standard.
Importante – In questa edizione non sono supportate le installazioni su Citrix, Windows Terminal Services e unità di rete condivise.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax PaperPort 14 Standard?

Kofax PaperPort 14 Standard è un software di gestione dei documenti per Windows che esegue la scansione di documenti cartacei, li converte in PDF ricercabili e archivia il tutto su un desktop basato su miniature. Si tratta dell’edizione per utente singolo della linea PaperPort, posizionata al di sotto di PaperPort 14 Professional.

Riduzione della carta – Trasforma le pile di ricevute e contratti in file.
Recupero rapido – La ricerca per parole chiave raggiunge il testo all’interno delle pagine scansionate.
Archiviazione visiva – Le miniature di grandi dimensioni consentono di impilare le pagine come se fossero cartacee.
Pulizia della scansione – Raddrizza le pagine storte prima di archiviarle.
Trasferimento in Office – Trascina il testo scansionato in Word o Excel.
Compilazione dei moduli – FormTyper rende compilabili i moduli statici scansionati.

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Cosa fa effettivamente Kofax PaperPort 14 Standard?

Acquisisce le pagine da uno scanner o da una stampante multifunzione e le archivia come elementi PDF sul desktop di PaperPort, dove ogni documento appare come una grande miniatura anziché come nome di file in un elenco. I profili di scansione consentono di salvare una combinazione fissa di risoluzione, modalità colore e formato di output, in modo che una pila mensile di fatture venga scansionata in PDF ricercabile con un solo pulsante, invece di dover riconfigurare il driver ogni volta. L’OCR integrato viene eseguito automaticamente per alimentare l’indice di ricerca All-in-One, il che significa che è possibile trovare il nome di un fornitore presente solo all’interno di una pagina scansionata. Le pagine possono essere raggruppate, separate e riordinate trascinando le miniature: è così che la maggior parte degli utenti crea un PDF multipagina da scansioni separate.

A chi è più adatto Kofax PaperPort 14 Standard?

È adatto a una singola persona che archivia i propri documenti su un PC Windows, poiché questa edizione non dispone delle funzionalità di monitoraggio delle cartelle o di integrazione con SharePoint necessarie in un ufficio condiviso. Un artigiano autonomo che scansiona le bolle di consegna, o una famiglia che archivia documenti assicurativi e fiscali, ne trarrà il massimo vantaggio: un unico profilo di scansione, OCR automatico e una casella di ricerca che analizza il testo della pagina. Chiunque abbia bisogno che le scansioni di un collega vengano inserite automaticamente nella propria struttura di archiviazione si troverà presto in difficoltà, poiché il monitoraggio delle cartelle e delle e-mail tramite DesktopDelivery è disponibile solo in PaperPort 14 Professional. La prova pratica consiste nel verificare se i documenti cartacei arrivano sulla propria scrivania o su una risorsa di rete condivisa.

Qual è la differenza tra PaperPort 14 Standard e PaperPort 14 Professional?

La versione Standard copre la scansione, l’archiviazione e la creazione di PDF ricercabili, mentre la versione Professional aggiunge le funzionalità di rete, sicurezza e compressione. Le tre differenze che cambiano il lavoro quotidiano sono la protezione con password dei PDF, il monitoraggio delle cartelle di DesktopDelivery e la vista Split Desktop per spostare le pagine tra due cartelle contemporaneamente. La versione Professional include anche Kofax Power PDF Create e supporta il formato di compressione PDF-MRC per archivi digitalizzati più leggeri. Inoltre, la versione Professional è disponibile in dodici lingue di interfaccia rispetto alle sette della versione Standard, tra cui giapponese, coreano ed entrambe le varianti del cinese.

È possibile firmare o proteggere con password i file PDF in PaperPort 14 Standard?

No. Le impostazioni di sicurezza dei PDF, tra cui la password di apertura e quella di autorizzazione, sono documentate come disponibili solo in PaperPort Professional; pertanto, la versione Standard non consente di bloccare un contratto scansionato prima di inviarlo via e-mail. Ciò che la versione Standard offre è l’annotazione tramite timbro, che inserisce un’immagine bitmap, come ad esempio l’immagine di una firma digitalizzata, su una pagina; si tratta di un contrassegno visivo, non di una firma basata su certificato con identità verificabile. Se avete bisogno di una firma legalmente vincolante e basata su certificato, PaperPort non è lo strumento adatto in nessuna delle sue edizioni, mentre Kofax Power PDF è la linea di prodotti che soddisfa questa esigenza. Gli acquirenti che hanno solo bisogno di contrassegnare una pagina come approvata o di aggiungere un logo aziendale troveranno gli strumenti di timbro più che sufficienti.

Con quali scanner e tipi di file funziona PaperPort 14 Standard?

PaperPort è progettato per scanner compatibili con TWAIN, WIA e ISIS, il che copre la maggior parte delle stampanti multifunzione, degli scanner da tavolo con alimentazione a fogli e dei modelli portatili dotati di un driver Windows adeguato. Per quanto riguarda i file, il programma gestisce PDF, TIFF, JPEG e il formato legacy PaperPort MAX, oltre ai tipi di documento che le applicazioni ospitanti sono in grado di aprire. Le annotazioni si comportano in modo diverso a seconda del formato: sui PDF rimangono modificabili e possono essere riposizionate o rimosse in un secondo momento, mentre su JPEG o BMP vengono impresse in modo permanente nell’immagine al momento del salvataggio. Questa differenza è importante se si annota una scansione archiviata e in seguito si deve correggere la nota; pertanto, conservare gli archivi in formato PDF anziché come file immagine è l’abitudine più sicura.

Cosa devono verificare gli utenti prima di scegliere PaperPort 14 Standard?

Verificate tre aspetti: il sistema operativo, il metodo di distribuzione e se avete bisogno della sicurezza dei PDF. PaperPort funziona su Windows 11, Windows 10 e Windows 8.1 e non è disponibile per macOS, quindi un ufficio basato su Mac necessita di un prodotto completamente diverso. Le note di rilascio indicano inoltre che PaperPort 14 non supporta gli ambienti Citrix o Windows Terminal Services e non può essere installato su un'unità di rete condivisa, il che esclude configurazioni con thin client o ospitate centralmente. Infine, verifica che il tuo scanner disponga di un driver TWAIN, WIA o ISIS aggiornato per la tua versione di Windows, poiché PaperPort si affida a quel driver anziché fornirne uno proprio.

Domande frequenti su Kofax PaperPort 14 Standard

PaperPort 14 Standard è in grado di aprire i file PDF Portfolio?

No. Le note di rilascio indicano che PaperPort 14 non supporta il formato PDF Portfolio, pertanto i documenti creati con tale formato contenitore non possono essere aperti. Se un cliente ne invia uno, estraete prima i singoli PDF con un altro programma di lettura.

In quali lingue è disponibile l’interfaccia di PaperPort 14 Standard?

La versione Standard è disponibile in inglese, francese, tedesco, spagnolo, italiano, portoghese brasiliano e olandese. Le lingue asiatiche dell’interfaccia, come il giapponese, il coreano e il cinese, sono presenti solo nell’edizione Professional, il che è importante se l’interfaccia utente deve corrispondere a una lingua di lavoro non europea.

Cosa succede ai vecchi file PaperPort MAX nella versione 14?

I file MAX mantengono solo funzionalità limitate in PaperPort 14: possono essere visualizzati pagina per pagina, ma non è possibile aggiungere annotazioni né raggrupparli. Nel gruppo del menu Start di PaperPort è disponibile un convertitore da MAX a PDF che può eseguire l’OCR durante la conversione, trasferendo le annotazioni nel nuovo PDF.

PaperPort 14 Standard funziona ancora con Microsoft SharePoint?

No. Il connettore SharePoint sulla barra “Invia a” è una funzionalità di PaperPort Professional. La versione Standard può comunque inviare documenti a cartelle locali, via e-mail e a servizi cloud collegati tramite la barra “Invia a”, ma le librerie di SharePoint non sono accessibili in questa edizione.