Was ist im Lieferumfang von Kofax PaperPort 14 Standard enthalten?

Scanning Desktop – Kompatibel mit TWAIN-, WIA- und ISIS-Scannern.
Durchsuchbare PDF-Dateien – Dank integrierter OCR-Funktion sind gescannte Seiten textdurchsuchbar.
All-in-One-Suche – Indiziert Dateinamen und Dokumentinhalte gemeinsam.
PDF Viewer Plus – Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen, Stempeln und das Ausfüllen statischer PDF-Formulare.
SET Image Tools – Korrigiert Schräglagen und bereinigt schlechte Scanergebnisse.
Kernfunktionen – Nur Windows, sieben Sprachen für die Benutzeroberfläche in der Standardversion.
Wichtig – Citrix, Windows Terminal Services und die Installation auf einem freigegebenen Netzlaufwerk werden in dieser Edition nicht unterstützt.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Kofax PaperPort 14 Standard?

Kofax PaperPort 14 Standard ist eine Windows-Dokumentenverwaltungssoftware, die Papierdokumente scannt, in durchsuchbare PDF-Dateien konvertiert und alles auf einem mit Miniaturansichten ausgestatteten Desktop ablegt. Es handelt sich um die Einzelplatzversion der PaperPort-Produktreihe, die unterhalb von PaperPort 14 Professional angesiedelt ist.

Papierreduzierung – Verwandelt Stapel von Belegen und Verträgen in Dateien.
Schnelle Abfrage – Die Stichwortsuche erfasst Text innerhalb gescannter Seiten.
Visuelle Ablage – Dank großer Miniaturansichten können Sie Seiten wie Papier stapeln.
Scan-Bereinigung – Richtet schräge Seiten vor der Archivierung aus.
Weitergabe im Büro – Ziehen Sie gescannten Text per Drag & Drop in Word oder Excel.
Formularausfüllung – Mit FormTyper lassen sich gescannte statische Formulare ausfüllen.

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Was kann Kofax PaperPort 14 Standard eigentlich?

Es erfasst Seiten von einem Scanner oder Multifunktionsdrucker und speichert sie als PDF-Elemente auf dem PaperPort-Desktop, wo jedes Dokument als großes Vorschaubild statt als Dateiname in einer Liste angezeigt wird. Mit Scanprofilen können Sie eine feste Kombination aus Auflösung, Farbmodus und Ausgabeformat speichern, sodass beispielsweise ein monatlicher Stapel von Rechnungen mit einem einzigen Knopfdruck als durchsuchbares PDF gescannt wird, anstatt den Treiber jedes Mal neu konfigurieren zu müssen. Die integrierte OCR-Funktion läuft automatisch ab und speist den „All-in-One Search“-Index, sodass Sie beispielsweise einen Lieferantennamen finden können, der nur auf einer gescannten Seite vorkommt. Seiten lassen sich durch Ziehen der Miniaturansichten stapeln, entstapeln und neu anordnen – so erstellen die meisten Nutzer aus einzelnen Scans ein mehrseitiges PDF.

Für wen eignet sich Kofax PaperPort 14 Standard am besten?

Es eignet sich für eine Person, die ihre eigenen Unterlagen auf einem Windows-PC ablegt, da diese Edition keine Funktionen zur Ordnerüberwachung oder für SharePoint bietet, die in einem gemeinsam genutzten Büro benötigt würden. Ein selbstständiger Handwerker, der Lieferscheine einscannt, oder ein Haushalt, der Versicherungs- und Steuerunterlagen archiviert, profitiert in vollem Umfang: ein Scanprofil, automatische OCR und ein Suchfeld, das den Seitentext durchsucht. Wer möchte, dass die Scans eines Kollegen automatisch in seiner Ablagestruktur landen, stößt schnell an Grenzen, da die DesktopDelivery-Ordner- und E-Mail-Überwachung nur in PaperPort 14 Professional vorhanden ist. Der Praxistest besteht darin, ob das Papier auf dem eigenen Schreibtisch oder auf einem Netzwerklaufwerk landet.

Was ist der Unterschied zwischen PaperPort 14 Standard und PaperPort 14 Professional?

Standard deckt das Scannen, Ablegen und Erstellen durchsuchbarer PDF-Dateien ab, während Professional die Netzwerk-, Sicherheits- und Komprimierungsfunktionen hinzufügt. Die drei Unterschiede, die den Arbeitsalltag verändern, sind die PDF-Passwortsicherheit, die Überwachung von DesktopDelivery-Ordnern und die Split-Desktop-Ansicht zum gleichzeitigen Verschieben von Seiten zwischen zwei Ordnern. Professional enthält außerdem Kofax Power PDF Create und unterstützt das PDF-MRC-Komprimierungsformat für kleinere gescannte Archive. Professional wird zudem mit zwölf Benutzeroberflächensprachen ausgeliefert, gegenüber sieben in der Standard-Version, darunter Japanisch, Koreanisch und beide chinesischen Varianten.

Können Sie PDF-Dateien in PaperPort 14 Standard signieren oder mit einem Passwort schützen?

Nein. PDF-Sicherheitseinstellungen, einschließlich des Öffnungskennworts und des Berechtigungskennworts, sind laut Dokumentation nur in PaperPort Professional verfügbar, sodass Standard einen gescannten Vertrag nicht sperren kann, bevor Sie ihn per E-Mail versenden. Was die Standard-Version jedoch bietet, ist die Stempel-Anmerkung, mit der eine Bitmap – beispielsweise ein gescanntes Signaturbild – auf einer Seite platziert wird; dabei handelt es sich um eine visuelle Markierung, nicht um eine zertifikatsbasierte Signatur mit überprüfbarer Identität. Wenn Sie eine rechtsverbindliche, zertifikatsbasierte Signatur benötigen, ist PaperPort in keiner Edition das richtige Tool; hierfür ist die Produktreihe Kofax Power PDF vorgesehen. Für Anwender, die lediglich eine Seite als genehmigt kennzeichnen oder ein Firmenlogo hinzufügen möchten, sind die Stempel-Tools völlig ausreichend.

Mit welchen Scannern und Dateiformaten ist PaperPort 14 Standard kompatibel?

PaperPort ist für TWAIN-, WIA- und ISIS-kompatible Scanner ausgelegt, womit die meisten All-in-One-Drucker, Desktop-Scanner mit Einzug und tragbare Modelle mit einem geeigneten Windows-Treiber abgedeckt sind. Was die Dateiformate betrifft, verarbeitet das Programm PDF, TIFF, JPEG und das ältere PaperPort-MAX-Format sowie alle Dokumenttypen, die von den jeweiligen Host-Anwendungen geöffnet werden können. Anmerkungen verhalten sich je nach Format unterschiedlich: In PDF-Dateien bleiben sie bearbeitbar und können später verschoben oder entfernt werden, während sie in JPEG- oder BMP-Dateien beim Speichern dauerhaft in das Bild eingebrannt werden. Dieser Unterschied ist von Bedeutung, wenn Sie einen archivierten Scan mit Anmerkungen versehen und diese später korrigieren müssen; daher ist es sicherer, Archive als PDF-Dateien statt als Bilddateien zu speichern.

Was sollten Nutzer vor der Entscheidung für PaperPort 14 Standard prüfen?

Prüfen Sie drei Dinge: das Betriebssystem, die Bereitstellungsmethode und ob Sie PDF-Sicherheitsfunktionen benötigen. PaperPort läuft unter Windows 11, Windows 10 und Windows 8.1 und ist nicht für macOS verfügbar; daher benötigt ein Mac-basiertes Büro ein völlig anderes Produkt. In den Versionshinweisen wird außerdem darauf hingewiesen, dass PaperPort 14 keine Citrix- oder Windows-Terminal-Services-Umgebungen unterstützt und nicht auf einem gemeinsam genutzten Netzlaufwerk installiert werden kann, was Thin-Client- oder zentral gehostete Konfigurationen ausschließt. Vergewissern Sie sich abschließend, dass Ihr Scanner über einen aktuellen TWAIN-, WIA- oder ISIS-Treiber für Ihre Windows-Version verfügt, da PaperPort auf diesen Treiber zurückgreift, anstatt einen eigenen mitzuliefern.

Häufig gestellte Fragen zu Kofax PaperPort 14 Standard

Kann PaperPort 14 Standard PDF-Portfolio-Dateien öffnen?

Nein. In den Versionshinweisen wird angegeben, dass PaperPort 14 PDF-Portfolios nicht unterstützt, sodass Dokumente, die mit diesem Containerformat erstellt wurden, nicht geöffnet werden können. Wenn ein Kunde ein solches Dokument sendet, extrahieren Sie die einzelnen PDF-Dateien zunächst in einem anderen Reader.

In welchen Sprachen ist die Benutzeroberfläche von PaperPort 14 Standard verfügbar?

Standard wird mit Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, brasilianischem Portugiesisch und Niederländisch ausgeliefert. Asiatische Sprachen wie Japanisch, Koreanisch und Chinesisch sind nur in der Professional-Edition enthalten, was wichtig ist, wenn die Benutzeroberfläche einer nicht-europäischen Arbeitssprache entsprechen muss.

Was passiert mit älteren PaperPort-MAX-Dateien in Version 14?

MAX-Dateien verfügen in PaperPort 14 nur noch über eingeschränkte Funktionalität: Sie können seitenweise angezeigt, aber nicht mit Anmerkungen versehen oder gestapelt werden. In der PaperPort-Startmenügruppe ist ein MAX-zu-PDF-Konverter enthalten, der während der Konvertierung OCR ausführen und Anmerkungen in die neue PDF-Datei übernehmen kann.

Funktioniert PaperPort 14 Standard weiterhin mit Microsoft SharePoint?

Nein. Der SharePoint-Konnektor in der Leiste „Senden an“ ist eine Funktion von PaperPort Professional. Mit der Standard-Edition können Dokumente weiterhin über die Leiste „Senden an“ an lokale Ordner, per E-Mail und an verbundene Cloud-Dienste gesendet werden, SharePoint-Bibliotheken sind in dieser Edition jedoch nicht verfügbar.