Cosa include Kofax OmniPage?

Conversione OCR – Trasforma scansioni cartacee e immagini in testo modificabile.
Conservazione del layout – Ricostruisce colonne, tabelle e grafici dopo il riconoscimento.
Automazione in batch – Le cartelle monitorate e gli allegati e-mail vengono elaborati in modo automatico.
Destinazioni di esportazione – Word, Excel, PowerPoint, PDF ricercabile, ePub, HTML.
Capacità di base – Riconosce oltre 120 lingue, tra cui cinese, giapponese e coreano.
Importante – Solo Windows, non supporta Mac né sistemi operativi server.

Quali sono i principali vantaggi di Kofax OmniPage?

Kofax OmniPage è uno strumento OCR e di conversione dei documenti per desktop Windows sviluppato da Tungsten Automation, l’azienda precedentemente denominata Kofax. Converte documenti cartacei scansionati, file PDF e foto scattate con la fotocamera in documenti Word e Excel modificabili e in PDF ricercabili che mantengono la struttura originale della pagina.

Nessuna digitazione manuale – I vecchi contratti cartacei diventano file Word modificabili.
Archivi ricercabili – eDiscovery Assistant rende ricercabili i PDF esistenti.
Recupero delle tabelle – Le tabelle scansionate vengono importate in Excel, non come immagini.
Libertà di scelta dello scanner – Funziona con i driver WIA, TWAIN e ISIS.
Acquisizione da fotocamera – Le pagine fotografate vengono corrette prima dell’esecuzione del riconoscimento del testo.
Inserimento multilingue – Rilevamento automatico della lingua in pile di documenti con lingue miste.

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Cosa fa Kofax OmniPage nel lavoro quotidiano in ufficio?

OmniPage estrae il testo da scansioni, file immagine e PDF contenenti solo immagini e lo reinserisce in un documento formattato e modificabile. Un caso tipico è un archivio di fatture dei fornitori scansionate che nessuno è in grado di cercare: OmniPage le sottopone al riconoscimento e genera file PDF/A con un livello di testo nascosto, in modo che la stessa cartella diventi ricercabile senza modificare l’aspetto delle pagine. L’eDiscovery Assistant gestisce specificamente questa operazione, poiché verifica quali PDF o singole pagine necessitano effettivamente dell’OCR e lascia inalterato il testo digitale esistente. Per le tabelle contabili, l’esportazione in formato XLSX conserva righe e colonne invece di incollare un unico lungo blocco di testo.

Qual è la differenza tra OmniPage Standard 18 e OmniPage Ultimate 19.2?

Le due attuali edizioni desktop differiscono principalmente per quanto riguarda l’automazione, i connettori e il supporto dei sistemi operativi. OmniPage Standard 18.0 non è compatibile con Windows 11, come Tungsten Automation dichiara espressamente nella pagina del prodotto Standard, mentre OmniPage Ultimate 19.2 supporta Windows 11 e Office 2021. Ultimate include inoltre PaperPort 14.7 Professional e il componente Power PDF Create, e aggiunge la redazione basata su parole chiave, l’archiviazione tramite codici a barre e l’esportazione dei dati dei moduli. Se state acquistando il software per un computer con Windows 11, Standard 18 è la scelta sbagliata, indipendentemente dal prezzo.

Kofax OmniPage supporta l’elaborazione in batch completamente automatizzata dei documenti scansionati?

Sì, ma a livello di desktop piuttosto che a livello di server. OmniPage è in grado di monitorare una cartella o una casella di posta elettronica e convertire i file man mano che arrivano, mentre i flussi di lavoro pianificati possono eseguire operazioni al di fuori dell’orario di lavoro tramite la console Batch Manager. La versione Ultimate estende questa funzionalità con i lavori basati su codici a barre e il File-It Assistant, in modo che un foglio separatore possa indirizzare automaticamente un batch scansionato nella cartella di destinazione corretta. La stessa Tungsten Automation raccomanda OmniPage Server o il Capture SDK quando il volume di scansione supera circa le 1.000 pagine a settimana, che rappresenta il limite pratico da tenere in considerazione per le edizioni desktop.

Quali formati di output supporta Kofax OmniPage?

OmniPage esporta in PDF, PDF/A (da 1a a 3u), DOCX, XLSX, PPTX, RTF, XML, HTML, ePub e Corel WordPerfect, oltre a moduli WordML e PDF compilabili. Per quanto riguarda il PDF, sono disponibili l’output di immagini ricercabili (DirectTXT) e l’alta compressione MRC, aspetti importanti quando un manuale scansionato di 300 pagine deve essere allegato a un’e-mail o inserito in un sistema di gestione dei documenti con limiti di dimensione. Scegliere il formato PDF/A anziché il normale PDF è la scelta giusta per i documenti che devono rimanere leggibili a fini di revisione contabile anche a distanza di anni. La conversione da un formato all’altro, da formati quali DOC, XLS e RTF, si avvale del componente Power PDF Create, incluso nella versione Ultimate.

Kofax OmniPage sostituisce un editor PDF completo?

No. OmniPage è progettato per il riconoscimento e la conversione, non per la modifica dei PDF a livello di pagina, e Tungsten Automation posiziona Power PDF come editor all’interno della stessa famiglia di prodotti. In Ultimate è possibile proteggere l’output con password e crittografia a 256 bit e apportare modifiche al testo tramite flussi di lavoro di oscuramento o barratura, ma non sono disponibili flussi di lavoro per la richiesta di firma o la tracciabilità di audit del tipo offerto da un servizio di firma elettronica. Se il processo si conclude con un contratto firmato, è consigliabile utilizzare OmniPage per produrre il file ricercabile e modificabile e uno strumento dedicato per la gestione dei PDF o per la firma per completare il documento.

A chi è più adatto Kofax OmniPage?

È adatto ai team che ricevono documenti su carta o come PDF contenenti solo immagini e hanno bisogno di recuperare il contenuto in un formato di file utilizzabile, non solo come immagine di una pagina. Gli studi legali, medici e finanziari traggono vantaggio dai dizionari di settore presenti nella versione Ultimate, che riducono i tempi di correzione della terminologia che un motore di correzione ortografica generico segnala come errore. Gli uffici che lavorano con documenti in cinese, giapponese o coreano traggono vantaggio dal riconoscimento CJK e dal rilevamento automatico all’interno del testo occidentale, una funzionalità che molti strumenti OCR a basso costo omettono del tutto. È invece meno adatto a chi ha principalmente bisogno di modificare PDF originariamente digitali, poiché tale attività è di competenza di un editor di PDF.

Domande frequenti su Kofax OmniPage

Kofax OmniPage è disponibile per Mac?

No. Tungsten Automation afferma chiaramente che OmniPage è solo per Windows e non è compatibile con Mac, e non esiste un’edizione desktop per macOS né della versione Standard né di quella Ultimate. Gli utenti Mac che necessitano di questo tipo di OCR devono eseguirlo in un ambiente Windows oppure scegliere un prodotto diverso.

È possibile installare OmniPage su un Windows Server, Citrix o un server terminale?

No. Le edizioni desktop non sono progettate per essere installate o funzionare su un sistema operativo server, su Citrix o su una configurazione Windows Terminal Services. L’implementazione dell’OCR lato server o condivisa è gestita da OmniPage Server o dall’OmniPage Capture SDK, che sono prodotti separati.

OmniPage richiede uno scanner?

No, lo scanner è opzionale. OmniPage elabora direttamente i file immagine e i PDF esistenti e può anche lavorare con foto scattate con fotocamere digitali o smartphone, grazie alla correzione 3D dell’immagine che raddrizza e pulisce lo scatto prima del riconoscimento. Quando si utilizza uno scanner, sono supportati i driver WIA, TWAIN e ISIS.

Quanto è accurato il riconoscimento su scansioni di scarsa qualità?

I risultati dipendono dalla fonte, pertanto OmniPage dedica particolare attenzione alla pre-elaborazione: prima dell’OCR vengono eseguite operazioni di rimozione delle macchie, correzione dell’inclinazione, rimozione di pagine bianche e fori di perforazione, eliminazione dei colori e pulizia dei bordi. La funzione di verifica IntelliTrain apprende dalle correzioni apportate durante la verifica, il che si rivela particolarmente utile su grandi lotti di documenti stampati con lo stesso font problematico.