Cosa include il plugin Foxit RMS UnProtect e Protect per Foxit Reader?

Integrazione con AD RMS – Estende il controllo degli accessi di Microsoft AD RMS ai file PDF.
Protezione e rimozione della protezione – Crittografa e decrittografa i file PDF protetti da RMS all’interno di Reader.
Modelli di criteri sui diritti – Utilizza modelli ufficiali del server oltre a set di autorizzazioni personalizzati.
Controlli estesi dei criteri – Limita pagine, intervalli di indirizzi IP, stampe e accessi.
Funzionalità di base – Supporto client per Windows, macOS e Linux.
Importante – Non sono inclusi OCR, firme elettroniche né la modifica dei PDF.

Quali sono i principali vantaggi di Foxit RMS UnProtect e Protect per il plugin di Foxit Reader?

Questo plugin aggiunge le funzioni di Microsoft Rights Management a Foxit PDF Reader, consentendo così a un’installazione di Reader sia di applicare la crittografia RMS ai file PDF sia di rimuoverla nuovamente quando l’utente è autorizzato. Trasforma un visualizzatore gratuito in un client RMS per documenti PDF senza dover implementare un editor PDF completo.

Controllo centralizzato dei diritti – Le autorizzazioni seguono il file, non la cartella.
Non è necessario un editor – Gli utenti di Reader proteggono i documenti senza bisogno di un editor completo.
Copertura di ambienti misti – Stesso flusso di lavoro relativo ai diritti su Windows, macOS e Linux.
Accesso verificabile – Registra chi ha aperto quale documento e quando.
Documenti revocabili – L’accesso può essere revocato dopo che i file sono stati inviati.
Flusso di lavoro simile a quello di Office – Rispecchia il modo in cui i file di Office sono protetti da RMS.

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Cosa fa effettivamente il plugin Foxit RMS a un PDF?

Crittografa il PDF tramite un server Microsoft Rights Management e scrive il set di autorizzazioni all’interno del file stesso. In Foxit PDF Reader l’utente va su Proteggi > Limita accesso, sceglie un modello di politica dei diritti dal server RMS o definisce le autorizzazioni manualmente, e il file viene salvato in forma crittografata. Per rimuovere la protezione si segue il percorso inverso: Proteggi > Limita accesso > Accesso illimitato; l’operazione va a buon fine solo se l’account con cui si è effettuato l’accesso dispone dei diritti necessari per la decrittografia. Poiché la crittografia è legata al server RMS e non a una password, l’inoltro del file a un collega non autorizzato non garantisce l’accesso.

Il plug-in funziona senza un server Microsoft RMS?

No. Il plug-in è un componente lato client e richiede come supporto Microsoft Azure Rights Management o una distribuzione on-premise di Active Directory Rights Management Services. Con Azure RMS, l’utente accede al servizio di gestione dei diritti direttamente da Foxit PDF Reader. Con AD RMS on-premise, è necessario distribuire l’estensione AD RMS per dispositivi mobili e autorizzare Foxit sul lato server prima che i client possano connettersi. Se la vostra organizzazione non dispone affatto di un’infrastruttura RMS, questo plug-in non avrà alcun sistema con cui comunicare e non proteggerà nulla.

Qual è la differenza tra il plug-in "UnProtect" e il plug-in "UnProtect e Protect"?

Il plug-in solo "UnProtect" gestisce la decrittografia dei PDF protetti da RMS, mentre il plug-in "UnProtect e Protect" aggiunge la possibilità di applicare la protezione RMS direttamente dal client Reader. In pratica, questo determina se i vostri utenti sono solo destinatari di documenti protetti o anche creatori degli stessi. Un servizio di assistenza che deve solo aprire PDF classificati provenienti da altri reparti può continuare a utilizzare la versione "UnProtect". Un team che classifica e crittografa i propri contratti, i file delle risorse umane o i documenti del consiglio di amministrazione necessita della funzionalità "Protect", poiché la crittografia basata su modelli e le impostazioni dei permessi sono disponibili solo in tale versione.

Questo plugin include l'OCR o le firme elettroniche legalmente vincolanti?

No, il plugin RMS si occupa esclusivamente della gestione dei diritti e non include né il riconoscimento del testo né flussi di lavoro relativi a firme basate su certificati o legalmente vincolanti. Inoltre, non aggiunge a Foxit PDF Reader funzioni di modifica delle pagine, creazione di moduli o conversione. Gli acquirenti che hanno bisogno di rendere ricercabili i documenti scansionati o che necessitano di un contratto firmato che abbia valore probatorio, devono procurarsi un editor di PDF oltre a questo plugin. Ciò che il plugin offre invece è l’applicazione delle restrizioni dopo la distribuzione: il proprietario del documento può comunque limitare la stampa, la copia e l’inoltro una volta che il file è fuori dall’azienda.

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Quali autorizzazioni è possibile applicare a un documento protetto?

Oltre ai diritti standard di lettura, stampa e copia, la politica estesa aggiunge l’accesso a livello di pagina, un intervallo di indirizzi IP consentiti, un numero massimo di accessi e un numero massimo di stampe. È inoltre possibile apporre sul file filigrane di sicurezza dinamiche, in modo che l’identità di chi visualizza il documento sia visibile negli screenshot o nelle foto scattate con il telefono. È possibile impostare una data di scadenza, trascorsa la quale il documento non potrà più essere aperto. Si noti che i limiti relativi al numero di accessi e di stampe richiedono la configurazione del servizio web e di SQL su un server RMS on-premise, pertanto non sono disponibili immediatamente in tutti gli ambienti.

Cosa devono verificare gli amministratori prima di scegliere questo plug-in?

Verificate quale build di Foxit PDF Reader è distribuita sui vostri client, poiché la protezione RMS è legata al pacchetto di distribuzione MSI su Windows e all’edizione scaricata dal sito web di Foxit su macOS. Le build del Reader ottenute da altri canali in genere possono solo aprire file protetti e, in caso di utilizzo senza licenza, nel documento viene visualizzata una filigrana di valutazione. In secondo luogo, verificate se il vostro ambiente RMS è basato su Azure o on-premise, poiché le distribuzioni on-premise richiedono l’estensione AD RMS per dispositivi mobili e l’autorizzazione tramite PowerShell del client Foxit. Errori relativi a questi due punti rappresentano la causa più comune per cui la barra multifunzione “Proteggi” non viene mai visualizzata dagli utenti.

Domande frequenti su Foxit RMS UnProtect e Protect per il plug-in di Foxit Reader

È possibile revocare in un secondo momento l’accesso a un PDF già distribuito?

Sì. Lo strumento di configurazione Foxit include la revoca dinamica, che consente a un amministratore di aggiungere un documento specifico o un utente specifico a un elenco di revoca. La revoca viene gestita sul lato server RMS e richiede che il servizio web e la configurazione SQL siano già stati configurati.

Cosa succede se un PDF protetto viene aperto in un altro visualizzatore di PDF?

Il destinatario visualizza una pagina di avvolgimento al posto del contenuto, che lo invita a installare Foxit PDF Reader o Foxit PDF Editor per aprire il file. Gli amministratori possono sostituire tale pagina di avvolgimento con un proprio PDF, ad esempio contenente istruzioni interne o i recapiti dell’helpdesk.

La crittografia è compatibile con il formato IRM di Microsoft?

Sì, sono supportate le specifiche Microsoft IRM V1, V2 e PPDF, con IRM V2 utilizzato come formato predefinito quando i PDF vengono crittografati. Si tenga presente che la protezione IRM di Microsoft non include la filigrana dinamica di Foxit, la politica estesa o la revoca dinamica; pertanto, scegliere IRM per l’interoperabilità significa rinunciare a questi tre controlli.

È possibile registrare l’accesso ai documenti ai fini della reportistica di conformità?

Sì. La registrazione di audit registra chi ha effettuato l’accesso a un documento protetto, quale documento è stato aperto, quando e come è stato aperto e se il tentativo ha avuto esito positivo. I registri sono visualizzabili nello Strumento di configurazione Foxit e possono essere esportati come file .reg che gli amministratori distribuiscono ai computer client.