Quelles sont les fonctionnalités incluses dans le plug-in Foxit RMS UnProtect et Protect pour Foxit Reader ?

Intégration AD RMS – Étend le contrôle d’accès Microsoft AD RMS aux fichiers PDF.
Protection et déprotection – Chiffre et déchiffre les fichiers PDF protégés par RMS directement dans Reader.
Modèles de politiques de droits – Utilise les modèles officiels du serveur ainsi que des ensembles d’autorisations personnalisés.
Contrôles de politique étendus – Restreint l’accès aux pages, aux plages d’adresses IP, à l’impression et à la consultation.
Fonctionnalités de base – Prise en charge des clients Windows, macOS et Linux.
Important – Ne comprend pas la reconnaissance optique de caractères (OCR), les signatures électroniques ni l’édition de fichiers PDF.

Quels sont les principaux avantages des plug-ins Foxit RMS UnProtect et Protect pour Foxit Reader ?

Ce plugin ajoute les fonctionnalités de gestion des droits Microsoft (RMS) à Foxit PDF Reader, ce qui permet à une installation de Reader d’appliquer le chiffrement RMS aux fichiers PDF et de le supprimer lorsque l’utilisateur y est autorisé. Il transforme une visionneuse gratuite en client RMS pour les documents PDF sans avoir à déployer un éditeur PDF complet.

Contrôle centralisé des droits – Les autorisations sont associées au fichier, et non au dossier.
Aucun éditeur nécessaire – Les utilisateurs de Reader protègent leurs documents sans avoir besoin d’un éditeur complet.
Couverture des environnements mixtes – Même processus de gestion des droits sous Windows, macOS et Linux.
Accès auditable – Enregistre qui a ouvert quel document et à quel moment.
Documents révocables – L’accès peut être révoqué une fois les fichiers transmis.
Flux de travail similaire à celui d’Office – Reproduit la manière dont les fichiers Office sont protégés par RMS.

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Que fait réellement le plugin Foxit RMS sur un PDF ?

Il chiffre le PDF via un serveur Microsoft Rights Management et inscrit l’ensemble des autorisations directement dans le fichier. Dans Foxit PDF Reader, l’utilisateur accède à « Protéger > Restreindre l’accès », choisit un modèle de politique de droits sur le serveur RMS ou définit manuellement les autorisations, puis le fichier est enregistré sous forme chiffrée. Pour supprimer la protection, il suffit de suivre le chemin inverse : « Protéger » > « Restreindre l’accès » > « Accès illimité », ce qui ne fonctionne que si le compte connecté dispose des droits de déchiffrement. Le chiffrement étant lié au serveur RMS et non à un mot de passe, le fait de transférer le fichier à un collègue non autorisé ne lui donne pas accès au document.

Le plug-in fonctionne-t-il sans serveur Microsoft RMS ?

Non. Le plug-in est un composant côté client et nécessite soit Microsoft Azure Rights Management, soit un déploiement sur site d’Active Directory Rights Management Services. Avec Azure RMS, l’utilisateur se connecte au service de gestion des droits directement depuis Foxit PDF Reader. Avec AD RMS sur site, l’extension AD RMS pour appareils mobiles doit être déployée et Foxit doit être autorisé côté serveur avant que les clients puissent se connecter. Si votre organisation ne dispose d’aucune infrastructure RMS, ce plug-in n’aura aucun service avec lequel communiquer et ne protégera donc rien.

Quelle est la différence entre le plug-in « UnProtect » et le plug-in « UnProtect and Protect » ?

Le plug-in « UnProtect » seul gère le déchiffrement des PDF protégés par RMS, tandis que le plug-in « UnProtect et Protect » ajoute la possibilité d’appliquer une protection RMS depuis le client Reader. Concrètement, cela détermine si vos utilisateurs sont uniquement des consommateurs de documents protégés ou s’ils en sont également des créateurs. Un service d’assistance qui a uniquement besoin d’ouvrir des fichiers PDF classifiés provenant d’autres services peut se contenter de l’édition « UnProtect ». Une équipe qui classe et chiffre ses propres contrats, dossiers RH ou documents du conseil d’administration a besoin de la fonctionnalité « Protect », car le chiffrement basé sur des modèles et les paramètres d’autorisation ne sont disponibles que dans cette édition.

Ce plugin inclut-il la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou des signatures électroniques juridiquement contraignantes ?

Non, le plugin RMS couvre uniquement la gestion des droits et ne contient ni fonctionnalité de reconnaissance de texte, ni workflow de signature basé sur des certificats ou juridiquement contraignant. Il n'ajoute pas non plus de fonctions d'édition de pages, de création de formulaires ou de conversion à Foxit PDF Reader. Les acheteurs qui ont besoin de rendre des documents numérisés consultables, ou qui ont besoin d’un contrat signé faisant office de preuve, doivent se procurer un éditeur de PDF en plus de ce plugin. Ce que le plugin offre en revanche, c’est l’application des restrictions après la distribution : le propriétaire du document peut toujours restreindre l’impression, la copie et le transfert une fois que le fichier a quitté l’entreprise.

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Quelles autorisations peuvent être appliquées à un document protégé ?

Au-delà des droits standard de lecture, d’impression et de copie, la politique étendue ajoute un contrôle d’accès au niveau des pages, une plage d’adresses IP autorisées, un nombre maximal d’accès et un nombre maximal d’impressions. Des filigranes de sécurité dynamiques peuvent également être apposés sur le fichier afin que l’identité du lecteur soit visible sur les captures d’écran ou les photos prises avec un téléphone. Une date d’expiration peut être définie, après laquelle le document ne s’ouvre plus. Notez que les limites du nombre d’accès et d’impressions nécessitent au préalable la configuration du service web et de la base de données SQL sur un serveur RMS sur site ; elles ne sont donc pas disponibles par défaut dans tous les environnements.

Que doivent vérifier les administrateurs avant de choisir ce plugin ?

Vérifiez quelle version de Foxit PDF Reader est déployée sur vos clients, car la protection RMS est liée au package de déploiement MSI sous Windows et à l’édition téléchargée depuis le site Web de Foxit sous macOS. Les versions du lecteur obtenues par d’autres canaux ne permettent généralement que d’ouvrir des fichiers protégés, et une utilisation sans licence affiche un filigrane d’évaluation dans le document. Deuxièmement, vérifiez si votre environnement RMS est basé sur Azure ou sur site, car les déploiements sur site nécessitent l’extension AD RMS pour appareils mobiles et l’autorisation PowerShell du client Foxit. Une erreur sur ces deux points est la raison la plus courante pour laquelle le ruban « Protect » n’apparaît jamais pour les utilisateurs.

Foire aux questions sur les plug-ins Foxit RMS UnProtect et Protect pour Foxit Reader

L’accès à un fichier PDF déjà distribué peut-il être révoqué ultérieurement ?

Oui. L’outil de configuration Foxit inclut une fonctionnalité de révocation dynamique, qui permet à un administrateur d’ajouter soit un document spécifique, soit un utilisateur spécifique à une liste de révocation. La révocation est gérée côté serveur RMS et nécessite que la configuration du service Web et de SQL soit préalablement mise en place.

Que se passe-t-il si un PDF protégé est ouvert dans une autre visionneuse PDF ?

Le destinataire voit s’afficher une page d’accueil à la place du contenu, l’invitant à installer Foxit PDF Reader ou Foxit PDF Editor pour ouvrir le fichier. Les administrateurs peuvent remplacer cette page d’accueil par leur propre fichier PDF, par exemple un document contenant des instructions internes ou les coordonnées du service d’assistance.

Le chiffrement est-il compatible avec le format IRM de Microsoft ?

Oui, les spécifications Microsoft IRM V1, V2 et PPDF sont prises en charge, IRM V2 étant utilisé comme format par défaut lors du chiffrement des fichiers PDF. Notez que la protection IRM de Microsoft ne prend pas en charge le filigrane dynamique de Foxit, la politique étendue ni la révocation dynamique ; choisir IRM pour des raisons d’interopérabilité implique donc de renoncer à ces trois contrôles.

L’accès aux documents peut-il être consigné à des fins de rapports de conformité ?

Oui. La journalisation d’audit enregistre qui a accédé à un document protégé, de quel document il s’agissait, quand et comment il a été ouvert, et si la tentative a abouti. Les journaux sont consultables dans l’outil de configuration Foxit et peuvent être exportés sous forme de fichier .reg que les administrateurs distribuent aux postes clients.