Was ist im Foxit RMS UnProtect- und Protect-Plugin für Foxit Reader enthalten?

AD RMS-Integration – Erweitert die Zugriffskontrolle von Microsoft AD RMS auf PDF-Dateien.
Schützen und Entsperren – Verschlüsselt und entschlüsselt RMS-geschützte PDF-Dateien direkt im Reader.
Vorlagen für Berechtigungsrichtlinien – Verwendet offizielle Servervorlagen sowie benutzerdefinierte Berechtigungssätze.
Erweiterte Richtlinienkontrollen – Schränkt Seiten, IP-Bereiche, Druckvorgänge und Zugriffe ein.
Kernfunktionen – Client-Unterstützung für Windows, macOS und Linux.
Wichtig – Keine OCR, elektronische Signaturen oder PDF-Bearbeitung enthalten.

Was sind die Hauptvorteile des Foxit RMS UnProtect- und Protect-Plugins für den Foxit Reader?

Dieses Plugin erweitert den Foxit PDF Reader um Microsoft Rights Management-Funktionen, sodass eine Reader-Installation sowohl RMS-Verschlüsselung auf PDF-Dateien anwenden als auch diese wieder entfernen kann, wenn der Benutzer dazu berechtigt ist. Es verwandelt einen kostenlosen Viewer in einen RMS-Client für PDF-Dokumente, ohne dass ein vollständiger PDF-Editor bereitgestellt werden muss.

Zentrale Rechteverwaltung – Berechtigungen gelten für die Datei, nicht für den Ordner.
Kein Editor erforderlich – Reader-Benutzer können Dokumente ohne einen vollwertigen Editor schützen.
Unterstützung gemischter Umgebungen – Einheitlicher Rechte-Workflow unter Windows, macOS und Linux.
Nachverfolgbarer Zugriff – Protokolliert, wer welches Dokument wann geöffnet hat.
Widerrufbare Dokumente – Der Zugriff kann widerrufen werden, nachdem die Dateien das Unternehmen verlassen haben.
Vertrauter Office-Workflow – Entspricht der Art und Weise, wie Office-Dateien durch RMS geschützt werden.

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Was macht das Foxit-RMS-Plugin eigentlich mit einer PDF-Datei?

Es verschlüsselt das PDF über einen Microsoft Rights Management-Server und schreibt die Berechtigungen direkt in die Datei ein. Im Foxit PDF Reader wählt der Benutzer „Schützen > Zugriff einschränken“, wählt eine Rechte-Richtlinienvorlage vom RMS-Server aus oder legt die Berechtigungen manuell fest, woraufhin die Datei in verschlüsselter Form gespeichert wird. Das Aufheben des Schutzes erfolgt in umgekehrter Reihenfolge: „Schützen“ > „Zugriff einschränken“ > „Uneingeschränkter Zugriff“, was nur gelingt, wenn das angemeldete Konto über das Recht zur Entschlüsselung verfügt. Da die Verschlüsselung an den RMS-Server und nicht an ein Passwort gebunden ist, gewährt das Weiterleiten der Datei an einen nicht autorisierten Kollegen keinen Zugriff.

Funktioniert das Plugin auch ohne einen Microsoft RMS-Server?

Nein. Das Plugin ist eine clientseitige Komponente und benötigt entweder Microsoft Azure Rights Management oder eine lokal bereitgestellte Active Directory Rights Management Services-Umgebung im Hintergrund. Bei Azure RMS meldet sich der Benutzer direkt aus dem Foxit PDF Reader beim Rechteverwaltungsdienst an. Bei lokalem AD RMS muss die AD RMS-Erweiterung für mobile Geräte bereitgestellt und Foxit serverseitig autorisiert werden, bevor Clients eine Verbindung herstellen können. Verfügt Ihre Organisation über keinerlei RMS-Infrastruktur, kann dieses Plugin keine Verbindung herstellen und bietet keinen Schutz.

Was ist der Unterschied zwischen dem „UnProtect“-Plugin und dem „UnProtect and Protect“-Plugin?

Das reine „UnProtect“-Plugin übernimmt die Entschlüsselung von RMS-geschützten PDF-Dateien, während das „UnProtect and Protect“-Plugin zusätzlich die Möglichkeit bietet, RMS-Schutz direkt über den Reader-Client anzuwenden. In der Praxis entscheidet dies darüber, ob Ihre Benutzer nur Konsumenten geschützter Dokumente sind oder diese auch selbst erstellen. Ein Support-Team, das lediglich klassifizierte PDF-Dateien aus anderen Abteilungen öffnen muss, kann bei der „UnProtect“-Edition bleiben. Ein Team, das seine eigenen Verträge, Personalakten oder Vorstandsunterlagen klassifiziert und verschlüsselt, benötigt die „Protect“-Funktion, da vorlagenbasierte Verschlüsselung und Berechtigungseinstellungen nur dort verfügbar sind.

Umfasst dieses Plugin OCR oder rechtsverbindliche elektronische Signaturen?

Nein, das RMS-Plugin deckt ausschließlich die Rechteverwaltung ab und enthält weder Texterkennung noch einen zertifikatsbasierten oder rechtsverbindlichen Signatur-Workflow. Es erweitert den Foxit PDF Reader auch nicht um Funktionen zur Seitenbearbeitung, Formularerstellung oder Konvertierung. Käufer, die gescannte Dokumente durchsuchbar machen möchten oder einen unterschriebenen Vertrag benötigen, der als Beweismittel gilt, benötigen zusätzlich zu diesem Plugin ein PDF-Bearbeitungsprogramm. Was das Plugin stattdessen bietet, ist die Durchsetzung von Berechtigungen nach der Verteilung: Der Dokumenteneigentümer kann das Drucken, Kopieren und Weiterleiten weiterhin einschränken, sobald die Datei das Gebäude verlassen hat.

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Welche Berechtigungen können für ein geschütztes Dokument durchgesetzt werden?

Über die Standardrechte zum Lesen, Drucken und Kopieren hinaus umfasst die erweiterte Richtlinie den Zugriff auf Seitenebene, einen zulässigen IP-Bereich, eine maximale Anzahl von Zugriffen und eine maximale Anzahl von Ausdrucken. Außerdem können dynamische Sicherheitswasserzeichen in die Datei eingefügt werden, sodass die Identität des Betrachters auf Screenshots oder Handyfotos sichtbar ist. Es kann ein Ablaufdatum festgelegt werden, nach dessen Ablauf sich das Dokument nicht mehr öffnen lässt. Beachten Sie, dass die Begrenzungen der Zugriffs- und Druckanzahl zunächst die Konfiguration des Webdienstes und der SQL-Datenbank auf einem lokalen RMS-Server erfordern und daher nicht in jeder Umgebung standardmäßig verfügbar sind.

Was sollten Administratoren vor der Auswahl dieses Plugins prüfen?

Prüfen Sie, welche Version des Foxit PDF Reader auf Ihren Client-Rechnern eingesetzt wird, da der RMS-Schutz unter Windows an das MSI-Bereitstellungspaket und unter macOS an die von der Foxit-Website heruntergeladene Edition gebunden ist. Reader-Versionen, die über andere Kanäle bezogen wurden, können in der Regel nur geschützte Dateien öffnen, und bei nicht lizenzierter Nutzung wird im Dokument ein Testwasserzeichen angezeigt. Zweitens sollten Sie überprüfen, ob Ihre RMS-Umgebung auf Azure basiert oder lokal betrieben wird, da lokale Bereitstellungen die AD RMS-Erweiterung für mobile Geräte sowie die PowerShell-Autorisierung des Foxit-Clients erfordern. Fehler bei diesen beiden Punkten sind der häufigste Grund dafür, dass die „Protect“-Multifunktionsleiste für Benutzer nie angezeigt wird.

Häufig gestellte Fragen zu „Foxit RMS UnProtect“ und „Protect“ für das Foxit Reader-Plugin

Kann der Zugriff auf eine bereits verteilte PDF-Datei später widerrufen werden?

Ja. Das Foxit-Konfigurationstool umfasst eine dynamische Widerrufsfunktion, mit der ein Administrator entweder ein bestimmtes Dokument oder einen bestimmten Benutzer zu einer Widerrufsliste hinzufügen kann. Der Widerruf wird auf der RMS-Serverseite abgewickelt und setzt voraus, dass der Webdienst und die SQL-Konfiguration zuvor eingerichtet wurden.

Was passiert, wenn eine geschützte PDF-Datei in einem anderen PDF-Viewer geöffnet wird?

Der Empfänger sieht anstelle des Inhalts eine Wrapper-Seite, auf der er aufgefordert wird, den Foxit PDF Reader oder den Foxit PDF Editor zu installieren, um die Datei zu öffnen. Administratoren können diese Wrapper-Seite durch eine eigene PDF-Datei ersetzen, beispielsweise eine mit internen Anweisungen oder den Kontaktdaten des Helpdesks.

Ist die Verschlüsselung mit dem Microsoft-eigenen IRM-Format kompatibel?

Ja, die Microsoft-IRM-Spezifikationen V1, V2 und PPDF werden unterstützt, wobei IRM V2 als Standardformat für die Verschlüsselung von PDF-Dateien verwendet wird. Beachten Sie, dass der Microsoft-IRM-Schutz weder das dynamische Wasserzeichen von Foxit noch erweiterte Richtlinien oder dynamische Sperrungen unterstützt. Wenn Sie sich also aus Gründen der Interoperabilität für IRM entscheiden, müssen Sie auf diese drei Kontrollfunktionen verzichten.

Kann der Zugriff auf Dokumente für Compliance-Berichte protokolliert werden?

Ja. Die Audit-Protokollierung erfasst, wer auf ein geschütztes Dokument zugegriffen hat, um welches Dokument es sich handelte, wann und wie es geöffnet wurde und ob der Zugriff erfolgreich war. Die Protokolle können im Foxit-Konfigurationstool eingesehen und als .reg-Datei exportiert werden, die Administratoren auf die Client-Rechner verteilen können.