Cosa include Foxit eSign Pro?

Firme elettroniche legalmente vincolanti – Conforme agli standard di firma ESIGN, UETA ed eIDAS.
Modelli riutilizzabili – Archivia fino a 50 modelli di contratti ricorrenti.
Registre di audit – Registri degli eventi con data e ora e certificati di completamento.
Autenticazione del firmatario – Autenticazione basata sulla conoscenza, oltre a opzioni a due e a più fattori.
Invio in massa – Invia un unico contratto a più destinatari contemporaneamente.
Capacità di base – 500 buste per utente con licenza, 50 modelli.
Importante – La modifica dei PDF, l’OCR e la redazione richiedono Foxit PDF Editor.

Quali sono i principali vantaggi di Foxit eSign Pro?

Foxit eSign Pro è un servizio di firma elettronica basato su browser per la preparazione, l’invio, il monitoraggio e l’archiviazione dei contratti firmati. Si tratta di una piattaforma di firma, non di un editor di PDF, e funziona nel cloud anziché come software desktop installato.

Conformità normativa – Supporta i flussi di lavoro HIPAA, FERPA, FINRA e 21 CFR Parte 11.
Quota di buste più elevata – 500 buste invece delle 250 del piano Essentials.
Personalizzazione del marchio – È possibile applicare il proprio logo e i propri colori alle richieste di firma.
Inserimento di file misti – Carica file DOCX, XLSX, PPTX, RTF, TXT e PNG.
Firma da dispositivo mobile – Prepara e firma da iOS o Android.
Incasso dei pagamenti – Incassa il pagamento al momento della firma tramite Foxit Pay.

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Cosa fa effettivamente Foxit eSign Pro?

Trasforma un documento pronto in un flusso di lavoro di firma strutturato: carichi il file, trascini su di esso i campi per la firma, la data e i dati, aggiungi i firmatari in ordine e invii la busta per il completamento. Ogni busta genera una traccia di audit a prova di manomissione con i metadati dei firmatari, i timestamp e gli indirizzi IP, oltre a un Certificato di completamento allegato al file firmato. I file di input non devono necessariamente essere in formato PDF: sono accettati e convertiti per la firma anche DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF e PNG. In pratica, questo sostituisce il ciclo «stampa-firma-scansione-invio via e-mail» che gli addetti alle risorse umane e alla gestione dei contratti ripetono decine di volte alla settimana.

Foxit eSign Pro include la modifica dei PDF o l’OCR?

No. Foxit eSign e Foxit PDF Editor sono due prodotti distinti con licenze separate, pertanto la modifica del testo, l’occultamento di informazioni sensibili e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) non fanno parte del piano eSign. Ciò è importante quando un contratto scansionato arriva sotto forma di immagine: eSign inserirà i campi di firma su di esso, ma il testo sottostante rimarrà non ricercabile e non potrà essere corretto prima dell’invio. Se il vostro flusso di lavoro prevede la correzione di errori di battitura, l’occultamento di dati personali o la creazione di scansioni ricercabili, prevedete l’acquisto di Foxit PDF Editor insieme a eSign. Gli acquirenti che hanno solo bisogno di inoltrare documenti già definitivi per la firma non ne sentiranno la mancanza.

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Qual è la differenza tra Foxit eSign e Foxit eSign Pro?

Le differenze principali riguardano la quota di buste, la dimensione della libreria dei modelli e l’accesso alle funzionalità orientate al team. Il piano base copre 250 buste e 10 modelli riutilizzabili, mentre il piano Pro aumenta questi limiti a 500 buste e 50 modelli per utente con licenza, aggiungendo inoltre la personalizzazione del marchio e l’invio in massa. Si noti che il numero di modelli nella versione Pro è limitato a 50, quindi le agenzie che mantengono un modello separato per ogni cliente finiranno per raggiungere tale limite. L’accesso all’API e il connettore Salesforce sono venduti come componenti aggiuntivi separati anziché essere inclusi nel pacchetto Pro.

A chi è più adatto Foxit eSign Pro?

È ideale per piccoli team operanti in settori regolamentati o con un elevato carico di lavoro cartaceo che inviano un volume costante e prevedibile di contratti — circa una o due buste per giorno lavorativo per utente. L’autenticazione basata sulla conoscenza è il fattore decisivo per i moduli dell’IRS, i documenti bancari e i registri 21 CFR Parte 11, dove una semplice firma tramite link e-mail non soddisferebbe un revisore. Gli uffici immobiliari, le cliniche e i dipartimenti delle risorse umane ne traggono il massimo vantaggio, poiché lo stesso contratto di locazione, modulo di registrazione o lettera di offerta può essere salvato come modello e riutilizzato invece di dover essere ricreato ogni volta. I team che inviano centinaia di contratti al mese raggiungeranno il limite massimo di 500 buste e dovrebbero invece prendere in considerazione il piano Business con buste illimitate.

Quanto sono sicuri i documenti in Foxit eSign Pro?

I documenti sono protetti con crittografia a 256 bit e archiviati in un ambiente sottoposto a revisione SOC 2 Tipo 2, con autenticazione a due fattori e multifattoriale disponibile per la verifica dell’identità del firmatario. Ogni file firmato reca un sigillo antimanomissione, pertanto qualsiasi modifica successiva rompe il sigillo e risulta visibile a chiunque apra il documento. Il registro di audit registra ogni evento con un timestamp e l’indirizzo IP, che costituisce la prova da presentare qualora un firmatario dovesse successivamente contestare la propria firma. Si noti che si tratta di un servizio cloud in hosting: non è prevista alcuna opzione di implementazione on-premise o su Windows Server per le organizzazioni che richiedono che i documenti rimangano all’interno della propria infrastruttura.

Cosa devono verificare gli utenti prima di scegliere Foxit eSign Pro?

Verificate tre aspetti: il vostro volume realistico di buste rispetto al limite di 500, il numero di modelli distinti di cui avete bisogno rispetto al limite di 50 modelli e se eventuali integrazioni di cui avete bisogno sono incluse o vendute separatamente. Il connettore Salesforce e l’accesso all’API sono entrambi a pagamento come componenti aggiuntivi, quindi un processo di firma basato su CRM costerà di più rispetto a quanto suggerito dal piano base. Verificate inoltre se avete bisogno di strumenti per la preparazione dei documenti, poiché eSign non consente di modificare o oscurare i file di origine. Se tutti i vostri contratti sono già in formato PDF definitivo e li inviate uno alla volta, le funzionalità di base coprono l’intero flusso di lavoro.

Domande frequenti su Foxit eSign Pro

I firmatari devono disporre di un proprio account Foxit?

I destinatari firmano tramite un link inviato via e-mail e non hanno bisogno di una licenza a pagamento propria. Solo il mittente che prepara e invia le buste necessita di una licenza assegnata.

È possibile firmare i documenti di persona o offline?

Sì. La firma di persona consente a un firmatario di completare il documento sul proprio dispositivo, il che è adatto a scenari allo sportello o in loco. Una modalità offline permette di preparare, firmare e gestire i documenti senza una connessione, sincronizzandoli e inviandoli una volta tornati online.

Quali lingue possono utilizzare i firmatari?

L’interfaccia di firma supporta 16 lingue, quindi i destinatari internazionali vedono le istruzioni nella propria lingua. Il contenuto del documento in sé non viene tradotto: si adattano solo l’interfaccia di firma e le e-mail di notifica.

Funziona con Foxit PDF Editor?

Sì. Con una licenza di Foxit PDF Editor è possibile preparare un file e inviarlo per la firma dalla scheda eSign senza uscire dall’editor, oltre a monitorarne lo stato nella sezione “Stato del documento”. Ogni richiesta di firma inviata in questo modo consuma una busta dalla propria quota.

È disponibile l’autenticazione notarile online a distanza?

Il servizio di notaio su richiesta è disponibile tramite l’integrazione con NotaryLive, ma viene addebitato separatamente dal piano. Si applica ai documenti che richiedono legalmente l’autenticazione notarile, come alcune dichiarazioni giurate e documenti immobiliari.