Was ist in Foxit eSign Pro enthalten?

Rechtsverbindliche elektronische Signaturen – Erfüllt die Signaturstandards ESIGN, UETA und eIDAS.
Wiederverwendbare Vorlagen – Speichern Sie bis zu 50 Layouts für wiederkehrende Verträge.
Prüfpfade – Zeitgestempelte Ereignisprotokolle und Abschlusszertifikate.
Authentifizierung der Unterzeichner – Wissensbasierte Authentifizierung sowie Zwei- und Mehrfaktor-Optionen.
Massenversand – Senden Sie eine Vereinbarung gleichzeitig an viele Empfänger.
Grundkapazität – 500 Umschläge pro lizenziertem Benutzer, 50 Vorlagen.
Wichtig – Für die Bearbeitung von PDF-Dateien, OCR und Schwärzung ist der Foxit PDF Editor erforderlich.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Foxit eSign Pro?

Foxit eSign Pro ist ein browserbasierter Dienst für elektronische Signaturen zum Erstellen, Versenden, Nachverfolgen und Archivieren signierter Verträge. Es handelt sich um eine Signaturplattform, nicht um einen PDF-Editor, und läuft in der Cloud statt als installierte Desktop-Software.

Compliance-Abdeckung – Unterstützt HIPAA-, FERPA-, FINRA- und 21 CFR Part 11-Workflows.
Höheres Kontingent an Signaturanfragen – 500 Signaturanfragen statt 250 bei Essentials.
Individuelles Branding – Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Farben zu Signaturanfragen hinzu.
Gemischte Dateiformate – Laden Sie DOCX-, XLSX-, PPTX-, RTF-, TXT- und PNG-Dateien hoch.
Mobile Signatur – Dokumente auf iOS- oder Android-Geräten vorbereiten und unterschreiben.
Zahlungsabwicklung – Zahlungen bei der Unterzeichnung über Foxit Pay einziehen.

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Was leistet Foxit eSign Pro eigentlich?

Es verwandelt ein fertiges Dokument in einen gerouteten Signatur-Workflow: Sie laden die Datei hoch, ziehen Signatur-, Datums- und Datenfelder darauf, fügen Unterzeichner der Reihe nach hinzu und senden den Umschlag zur Fertigstellung. Jeder Umschlag erzeugt einen manipulationssicheren Prüfpfad mit Metadaten der Unterzeichner, Zeitstempeln und IP-Adressen sowie ein Abschlusszertifikat, das der signierten Datei beigefügt wird. Die Eingabedateien müssen keine PDFs sein – DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF und PNG werden akzeptiert und für die Unterzeichnung konvertiert. In der Praxis ersetzt dies den Kreislauf aus „Drucken – Unterzeichnen – Scannen – Per E-Mail versenden“, den Personal- und Vertragsverwalter Dutzende Male pro Woche wiederholen.

Umfasst Foxit eSign Pro PDF-Bearbeitung oder OCR?

Nein. Foxit eSign und Foxit PDF Editor sind zwei separate Produkte mit separaten Lizenzen, daher sind Textbearbeitung, Schwärzung und OCR-Texterkennung nicht Teil des eSign-Tarifs. Dies ist von Bedeutung, wenn ein gescannter Vertrag als Bild vorliegt: eSign fügt zwar Signaturfelder ein, doch der zugrunde liegende Text bleibt nicht durchsuchbar und kann vor dem Versenden nicht korrigiert werden. Wenn Ihr Arbeitsablauf das Korrigieren von Tippfehlern, das Schwärzen personenbezogener Daten oder das Durchsuchbarmachen von Scans umfasst, sollten Sie neben eSign auch den Foxit PDF Editor einplanen. Käufer, die lediglich bereits fertiggestellte Dokumente zur Unterschrift weiterleiten müssen, werden darauf nicht verzichten müssen.

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Was ist der Unterschied zwischen Foxit eSign und Foxit eSign Pro?

Die Hauptunterschiede liegen in der Umschlagquote, der Größe der Vorlagenbibliothek und dem Zugriff auf teamorientierte Funktionen. Der Einstiegstarif umfasst 250 Umschläge und 10 wiederverwendbare Vorlagen, während der Pro-Tarif diese auf 500 Umschläge und 50 Vorlagen pro lizenziertem Nutzer erhöht und zusätzlich individuelles Branding sowie Massenversand bietet. Beachten Sie, dass die Anzahl der Vorlagen bei Pro auf 50 begrenzt ist, sodass Agenturen, die für jeden Kunden eine separate Vorlage verwalten, diese Obergrenze irgendwann erreichen werden. Der API-Zugriff und der Salesforce-Konnektor werden als separate Add-ons verkauft und sind nicht im Pro-Paket enthalten.

Für wen eignet sich Foxit eSign Pro am besten?

Es eignet sich für kleine Teams in regulierten oder papierintensiven Branchen, die ein konstantes, vorhersehbares Volumen an Verträgen versenden – etwa ein bis zwei Umschläge pro Arbeitstag und Nutzer. Die wissensbasierte Authentifizierung ist der entscheidende Faktor für IRS-Formulare, Bankdokumente und Aufzeichnungen gemäß 21 CFR Part 11, bei denen eine einfache E-Mail-Link-Signatur einen Prüfer nicht zufriedenstellen würde. Immobilienbüros, Kliniken und Personalabteilungen profitieren am meisten davon, da derselbe Mietvertrag, das gleiche Aufnahmeformular oder das gleiche Angebotsschreiben als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden kann, anstatt jedes Mal neu erstellt zu werden. Teams, die Hunderte von Verträgen pro Monat versenden, stoßen an die Obergrenze von 500 Umschlägen und sollten stattdessen die Business-Stufe mit unbegrenzter Umschlaganzahl in Betracht ziehen.

Wie sicher sind Dokumente in Foxit eSign Pro?

Dokumente werden mit einer 256-Bit-Verschlüsselung geschützt und in einer nach SOC 2 Typ 2 geprüften Umgebung gespeichert, wobei zur Identitätsprüfung der Unterzeichner eine Zwei-Faktor- und Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar ist. Jede signierte Datei ist mit einem Manipulationsschutzsiegel versehen, sodass jede spätere Änderung das Siegel bricht und für jeden sichtbar ist, der das Dokument öffnet. Das Auditprotokoll erfasst jedes Ereignis mit einem Zeitstempel und einer IP-Adresse – dies dient als Nachweis, falls ein Unterzeichner später bestreitet, unterschrieben zu haben. Beachten Sie, dass es sich hierbei um einen gehosteten Cloud-Dienst handelt – es gibt keine Option für eine lokale Bereitstellung oder auf Windows Server für Unternehmen, die verlangen, dass Dokumente innerhalb ihrer eigenen Infrastruktur verbleiben.

Was sollten Nutzer prüfen, bevor sie sich für Foxit eSign Pro entscheiden?

Prüfen Sie drei Dinge: Ihr realistisches Dokumentenvolumen im Vergleich zum Limit von 500, wie viele verschiedene Vorlagen Sie im Vergleich zur Obergrenze von 50 Vorlagen benötigen und ob eine für Sie wichtige Integration enthalten ist oder separat verkauft wird. Sowohl der Salesforce-Konnektor als auch der API-Zugriff werden als Add-ons berechnet, sodass ein CRM-gesteuerter Signaturprozess mehr kostet, als der Basisplan vermuten lässt. Prüfen Sie außerdem, ob Sie Tools zur Dokumentvorbereitung benötigen, da eSign Quelldateien weder bearbeiten noch redigieren kann. Wenn alle Ihre Verträge bereits als endgültige PDF-Dateien vorliegen und Sie diese einzeln versenden, decken die Basisfunktionen den gesamten Workflow ab.

Häufig gestellte Fragen zu Foxit eSign Pro

Benötigen Unterzeichner ein eigenes Foxit-Konto?

Empfänger unterschreiben über einen per E-Mail gesendeten Link und benötigen keine eigene kostenpflichtige Lizenz. Nur der Absender, der die Umschläge vorbereitet und versendet, benötigt eine zugewiesene Lizenz.

Können Dokumente persönlich oder offline unterzeichnet werden?

Ja. Bei der persönlichen Unterzeichnung kann ein Unterzeichner das Dokument auf seinem eigenen Gerät ausfüllen, was sich für Szenarien am Schalter oder vor Ort eignet. Ein Offline-Modus ermöglicht das Vorbereiten, Unterzeichnen und Verwalten von Dokumenten ohne Internetverbindung, wobei die Synchronisierung und der Versand erfolgen, sobald Sie wieder online sind.

Welche Sprachen können die Unterzeichner verwenden?

Die Signaturoberfläche unterstützt 16 Sprachen, sodass internationale Empfänger die Anweisungen in ihrer eigenen Sprache sehen. Der Dokumentinhalt selbst wird nicht übersetzt – nur die Signaturoberfläche und die Benachrichtigungs-E-Mails werden angepasst.

Funktioniert das mit dem Foxit PDF Editor?

Ja. Mit einer Foxit PDF Editor-Lizenz können Sie eine Datei vorbereiten und über die Registerkarte „eSign“ zur Unterschrift versenden, ohne den Editor zu verlassen, und den Status unter „Dokumentstatus“ verfolgen. Jede auf diese Weise versendete Signaturanfrage verbraucht einen Umschlag aus Ihrem Kontingent.

Ist eine notarielle Beglaubigung aus der Ferne verfügbar?

Die Notariatsdienstleistung auf Abruf ist über die NotaryLive-Integration verfügbar, wird jedoch separat vom Tarif abgerechnet. Sie gilt für Dokumente, die gesetzlich notariell beglaubigt werden müssen, wie beispielsweise bestimmte eidesstattliche Erklärungen und Immobilienunterlagen.