¿Qué incluye Foxit eSign?

Firmas electrónicas con validez legal – Cumplen con la Ley ESIGN, la UETA y el eIDAS.
Plantillas reutilizables – Diez en la versión Essentials, ilimitadas en la versión Business.
Registros de auditoría – Registra marcas de tiempo, direcciones IP e identidades de los firmantes.
Foxit Pay – Cobra el pago en el momento de la firma.
Capacidad básica – 250 sobres al año en el plan Essentials, ilimitados en el plan Business.
Importante – No incluye OCR ni edición de contenido en PDF.

¿Cuáles son las principales ventajas de Foxit eSign?

Foxit eSign es una plataforma de firma electrónica basada en la nube para preparar, enviar, realizar el seguimiento y firmar acuerdos. Se encarga del flujo de trabajo de firma en torno a un documento, en lugar de la edición del propio documento.

Sin comisiones por sobre – Sin comisiones por sobre ni por documento.
Módulos de cumplimiento normativo – HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA y 21 CFR.
Autenticación de firmantes – Correo electrónico, SMS, autenticación multifactorial (MFA) y comprobaciones de identidad basadas en conocimientos.
Firma móvil – Aplicaciones para iOS y Android con modo sin conexión.
Integración con el editor – Envía documentos para su firma desde el propio Foxit PDF Editor.
Compatibilidad con Salesforce – Genera y envía contratos desde los registros de Salesforce.

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¿Qué hace Foxit eSign?

Foxit eSign convierte un documento en un contrato firmable, lo envía a uno o varios destinatarios y devuelve un archivo a prueba de manipulaciones con un certificado de finalización. Los campos para firmas, fechas e introducción de datos se colocan mediante arrastrar y soltar, y se pueden agrupar varios archivos en un único sobre con varios documentos para que el firmante complete un contrato, una adenda y una declaración de divulgación en una sola sesión. Cada acción se registra en un registro de auditoría que recoge marcas de tiempo, direcciones IP e identidades de los firmantes, lo que hace que un archivo firmado sea defendible en caso de que el acuerdo sea objeto de disputa posteriormente. Foxit Pay también puede cobrar un depósito o una tarifa en el mismo momento en que se aplica la firma.

¿Para quién es más adecuado Foxit eSign?

Es ideal para organizaciones que envían los mismos acuerdos de forma repetida y necesitan un registro documentado de las firmas, como clínicas que recaban el consentimiento de los pacientes, agencias de valores que gestionan cambios en las cuentas o centros educativos que tramitan formularios de matriculación. La razón práctica radica en el conjunto de módulos de cumplimiento normativo: HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA y 21 CFR Parte 11 pueden activarse por flujo de trabajo, en lugar de adquirirse como productos independientes. Un responsable de selección de personal que envíe veinte cartas de oferta utiliza la biblioteca de plantillas para no tener que volver a configurar cada vez los campos, el orden de firma y los ajustes de recordatorio. Las personas que solo firman un documento de vez en cuando no utilizarán la mayor parte de estas funciones y es posible que les resulte suficiente la herramienta de firma gratuita de Foxit, aunque las firmas recopiladas con ella no son legalmente vinculantes.

¿Cuál es la diferencia entre Foxit eSign Essentials y eSign Business?

Essentials es un plan para un solo usuario con un límite de 250 sobres y 10 plantillas, mientras que Business elimina ambos límites y añade la capa de automatización. Las funciones que suelen obligar a realizar una actualización son los formularios web firmables, el acceso a la API, la firma masiva y los campos de formulario avanzados, ninguna de las cuales existe en Essentials. Business también habilita la autenticación basada en conocimientos y el inicio de sesión único (SSO), por lo que los equipos sujetos a normativa que deban verificar la identidad del firmante más allá de un enlace de correo electrónico necesitan ese nivel. Business se comercializa a partir de cinco licencias, por lo que una oficina de dos personas no puede adquirirlo como un pequeño paso adelante respecto a Essentials.

¿Incluye Foxit eSign herramientas de OCR o de edición de PDF?

No. Foxit eSign prepara y envía documentos para su firma, pero no reconoce el texto de los archivos escaneados ni edita el contenido de las páginas. Foxit integra el OCR en Foxit PDF Editor como «Escanear a PDF» y en Maestro Server OCR para trabajos de servidor de gran volumen, por lo que un contrato escaneado que se suba a eSign sigue siendo una imagen con los campos de firma superpuestos. En la práctica, esto significa que un escaneo firmado no es consultable y que su texto no se puede copiar posteriormente, lo cual es importante si más adelante es necesario indexar el acuerdo en un sistema de gestión de documentos. Los equipos que necesitan funciones de edición, censura y OCR además de la firma suelen combinar eSign con Foxit PDF Editor, que tiene el flujo de trabajo de firma integrado directamente en su interfaz.

¿Qué tipos de archivo y dispositivos admite Foxit eSign?

La aplicación móvil admite PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF y PNG, por lo que no es necesario convertir un contrato en Word antes de enviarlo. La firma funciona en navegadores de ordenador, tabletas y teléfonos, y las aplicaciones para iOS y Android incluyen un modo sin conexión que permite a un técnico de campo preparar y firmar in situ antes de sincronizar los datos cuando se restablezca la conexión. La cámara del móvil también puede capturar un formulario en papel y convertirlo en un acuerdo firmable sin necesidad de un escáner. Se admite la firma presencial para situaciones en las que ambas partes se encuentran en la misma mesa, y la interfaz de firma está disponible en dieciséis idiomas.

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¿Qué deben comprobar los usuarios antes de elegir Foxit eSign?

Comprueba tres aspectos: el volumen anual de documentos, si se necesitan más de diez plantillas y si la identidad del firmante debe verificarse más allá de un simple enlace por correo electrónico. La versión Essentials asigna su licencia a un único usuario dedicado, por lo que no está pensada para una cuenta compartida por todo un equipo, mientras que la versión Business ofrece a partir de cinco licencias. Si las firmas deben alcanzar el nivel de «firma electrónica cualificada» según el eIDAS, ten en cuenta que Foxit lo ofrece mediante una integración con ZealiD que requiere una cuenta de pago independiente de ZealiD. Confirma también si los documentos que se van a enviar necesitan primero OCR o modificaciones de contenido, ya que ese trabajo debe realizarse en un editor de PDF antes de la subida.

Preguntas frecuentes sobre Foxit eSign

¿Son válidas las firmas de Foxit eSign en la Unión Europea?

Sí. Las firmas de Foxit eSign cumplen con el eIDAS y el RGPD, así como con la Ley ESIGN y la UETA de EE. UU. Para obtener el nivel de garantía más alto, las firmas electrónicas cualificadas se proporcionan a través de una integración con ZealiD que requiere una cuenta de pago independiente de ZealiD.

¿Se pueden certificar documentos ante notario a través de Foxit eSign?

Sí, a través del servicio «On-Demand Notary», que pone en contacto a los firmantes con notarios certificados para la certificación notarial remota en línea. Se cobra como un complemento, en lugar de estar incluido en los planes «Essentials» o «Business».

¿Se puede utilizar Foxit eSign dentro de Foxit PDF Editor?

Sí. Foxit eSign está integrado en Foxit PDF Editor, por lo que un PDF abierto puede convertirse en un contrato y enviarse para su firma sin salir del editor. Esta es la opción más práctica para los equipos que necesitan editar o censurar un documento inmediatamente antes de enviarlo.

¿Con qué sistemas se conecta Foxit eSign?

Es compatible con plataformas de almacenamiento y de flujo de trabajo como Google Drive, OneDrive, SharePoint y Box, así como con Salesforce para la generación y firma de documentos a partir de registros de CRM. Las conexiones con Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, WordPress Forms y Zapier requieren el plan Business.