Cosa include Foxit eSign?

Firme elettroniche legalmente vincolanti – Conformi all’ESIGN Act, all’UETA e all’eIDAS.
Modelli riutilizzabili – Dieci nella versione Essentials, illimitati nella versione Business.
Registre di audit – Registra data e ora, indirizzi IP e identità dei firmatari.
Foxit Pay – Riscuote il pagamento al momento della firma.
Capacità di base – 250 buste all’anno nel piano Essentials, illimitate nel piano Business.
Importante – Non sono inclusi l’OCR né la modifica dei contenuti PDF.

Quali sono i principali vantaggi di Foxit eSign?

Foxit eSign è una piattaforma di firma elettronica basata su cloud per la preparazione, l’invio, il monitoraggio e la firma di contratti. Gestisce il flusso di lavoro relativo alla firma di un documento piuttosto che la modifica del documento stesso.

Nessun costo per busta – Nessun costo di transazione per busta o per documento.
Moduli di conformità – HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA e 21 CFR.
Autenticazione del firmatario – E-mail, SMS, autenticazione a più fattori (MFA) e verifiche dell’identità basate su domande di sicurezza.
Firma da dispositivo mobile – App per iOS e Android con modalità offline.
Integrazione con l’editor – Invia per la firma direttamente da Foxit PDF Editor.
Supporto per Salesforce – Genera e invia contratti dai record di Salesforce.

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Cosa fa Foxit eSign?

Foxit eSign trasforma un documento in un contratto firmabile, lo inoltra a uno o più destinatari e restituisce un file a prova di manomissione con un certificato di completamento. I campi per le firme, le date e l’inserimento dei dati vengono posizionati tramite trascinamento, ed è possibile raggruppare più file in un’unica busta multidocumento, in modo che il firmatario possa completare un contratto, un allegato e un’informativa in un’unica sessione. Ogni azione viene registrata in una traccia di audit che registra timestamp, indirizzi IP e identità dei firmatari: è proprio questo che rende un file firmato difendibile in caso di contestazione successiva del contratto. Foxit Pay può inoltre riscuotere un acconto o una commissione nel momento stesso in cui viene apposta la firma.

A chi è più adatto Foxit eSign?

È adatto alle organizzazioni che inviano ripetutamente gli stessi accordi e necessitano di una registrazione documentata delle firme, come le cliniche che raccolgono il consenso dei pazienti, le società di intermediazione che gestiscono le modifiche ai conti o le scuole che elaborano i moduli di iscrizione. Il motivo pratico è l’insieme di moduli di conformità: HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA e 21 CFR Parte 11 possono essere attivati per ogni flusso di lavoro invece di essere acquistati come prodotti separati. Un reclutatore che invia venti lettere di offerta utilizza la libreria di modelli in modo che i campi, l’ordine di firma e le impostazioni dei promemoria non debbano essere ricompilati ogni volta. Chi firma solo occasionalmente un documento non utilizzerà gran parte di queste funzionalità e potrebbe trovare sufficiente lo strumento di firma gratuito di Foxit, sebbene le firme raccolte con esso non siano legalmente vincolanti.

Qual è la differenza tra Foxit eSign Essentials ed eSign Business?

Essentials è un piano per utente singolo con un limite massimo di 250 buste e 10 modelli, mentre Business elimina entrambi i limiti e aggiunge il livello di automazione. Le funzionalità che più spesso richiedono un upgrade sono i moduli web firmabili, l’accesso alle API, la firma in blocco e i campi avanzati dei moduli, nessuna delle quali è presente in Essentials. Business sblocca inoltre l’autenticazione basata sulla conoscenza e l’SSO (Single Sign-On), pertanto i team soggetti a normative che devono verificare l’identità del firmatario oltre il semplice link via e-mail necessitano di quel livello. Business è venduto a partire da cinque licenze, quindi un ufficio con due persone non può acquistarlo come piccolo passo avanti rispetto a Essentials.

Foxit eSign include strumenti OCR o di modifica dei PDF?

No. Foxit eSign prepara e inoltra i documenti per la firma, ma non riconosce il testo nei file scansionati e non modifica il contenuto delle pagine. Foxit integra l'OCR in Foxit PDF Editor come "Scansione in PDF" e in Maestro Server OCR per elaborazioni server ad alto volume; pertanto, un contratto scansionato caricato su eSign rimane un'immagine con i campi di firma sovrapposti. In pratica, ciò significa che una scansione firmata non è ricercabile e il suo testo non può essere copiato in un secondo momento, il che è importante se l’accordo deve essere successivamente indicizzato in un sistema di archiviazione. I team che necessitano di funzioni di modifica, oscuramento e OCR oltre alla firma solitamente abbinano eSign a Foxit PDF Editor, che integra il flusso di lavoro di firma direttamente nella propria interfaccia.

Quali tipi di file e dispositivi supporta Foxit eSign?

L’app mobile accetta PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF e PNG, quindi un contratto in formato Word non deve essere convertito prima di essere inviato. La firma funziona su browser desktop, tablet e telefoni, e le app per iOS e Android includono una modalità offline che consente a un tecnico sul campo di preparare e firmare in loco prima di sincronizzare i dati quando la connessione viene ripristinata. La fotocamera del dispositivo mobile può anche acquisire un modulo cartaceo e trasformarlo in un accordo firmabile senza bisogno di uno scanner. È supportata la firma di persona per le situazioni in cui entrambe le parti si trovano alla stessa scrivania, e l’interfaccia di firma è disponibile in sedici lingue.

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Cosa dovrebbero verificare gli utenti prima di scegliere Foxit eSign?

Verificate tre aspetti: il volume annuo di documenti, se sono necessari più di dieci modelli e se l’identità del firmatario deve essere verificata oltre un semplice link via e-mail. Il piano Essentials assegna la licenza a un singolo utente dedicato, quindi un account condiviso all’interno di un team non è la configurazione prevista, mentre il piano Business parte da cinque licenze. Se le firme devono raggiungere il livello di «Firma Elettronica Qualificata» ai sensi dell’eIDAS, tieni presente che Foxit garantisce tale funzionalità tramite un’integrazione con ZealiD che richiede un account ZealiD a pagamento separato. Verifica inoltre se i documenti da inviare necessitano prima di OCR o modifiche al contenuto, poiché tali operazioni devono essere eseguite in un editor PDF prima del caricamento.

Domande frequenti su Foxit eSign

Le firme di Foxit eSign sono valide nell’Unione Europea?

Sì. Le firme di Foxit eSign sono conformi all’eIDAS e al GDPR, oltre che all’ESIGN Act e all’UETA statunitensi. Per il massimo livello di garanzia, le firme elettroniche qualificate sono fornite tramite un’integrazione con ZealiD che richiede un account ZealiD a pagamento separato.

È possibile autenticare i documenti tramite Foxit eSign?

Sì, tramite il servizio On-Demand Notary, che mette in contatto i firmatari con notai certificati per l’autenticazione notarile online a distanza. Il servizio è a pagamento come componente aggiuntivo e non è incluso né nel piano Essentials né in quello Business.

È possibile utilizzare Foxit eSign all’interno di Foxit PDF Editor?

Sì. Foxit eSign è integrato in Foxit PDF Editor, quindi un PDF aperto può essere trasformato in un contratto e inviato per la firma senza uscire dall’editor. Questa è la soluzione più pratica per i team che hanno bisogno di modificare o oscurare parti di un documento immediatamente prima di inviarlo.

A quali sistemi si collega Foxit eSign?

Sono supportate piattaforme di archiviazione e di workflow quali Google Drive, OneDrive, SharePoint e Box, oltre a Salesforce per la generazione e la firma di documenti a partire dai record del CRM. Le integrazioni con Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, WordPress Forms e Zapier richiedono il piano Business.