Que comprend Foxit eSign ?

Signatures électroniques juridiquement contraignantes – Conformes à la loi ESIGN, à l’UETA et au règlement eIDAS.
Modèles réutilisables – Dix dans la version Essentials, illimités dans la version Business.
Pistes d'audit – Enregistre les horodatages, les adresses IP et l'identité des signataires.
Foxit Pay – Permet d'encaisser le paiement au moment de la signature.
Capacité de base – 250 enveloppes par an dans la version Essentials, illimité dans la version Business.
Important – L'OCR et l'édition de contenu PDF ne sont pas inclus.

Quels sont les principaux avantages de Foxit eSign ?

Foxit eSign est une plateforme de signature électronique basée sur le cloud permettant de préparer, d’envoyer, de suivre et de signer des contrats. Elle gère le flux de travail lié à la signature d’un document plutôt que l’édition du document lui-même.

Pas de frais par enveloppe – Pas de frais de transaction par enveloppe ou par document.
Modules de conformité – HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA et 21 CFR.
Authentification des signataires – E-mail, SMS, authentification multifactorielle (MFA) et vérifications d’identité basées sur des connaissances.
Signature mobile – Applications iOS et Android avec mode hors ligne.
Intégration à l’éditeur – Envoyez des documents à signer depuis Foxit PDF Editor.
Prise en charge de Salesforce – Générez et envoyez des contrats à partir des fiches Salesforce.

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Que fait Foxit eSign ?

Foxit eSign transforme un document en contrat signable, l’achemine vers un ou plusieurs destinataires, puis renvoie un fichier inviolable accompagné d’un certificat d’achèvement. Les champs de signature, de date et de saisie de données s’ajoutent par glisser-déposer, et plusieurs fichiers peuvent être regroupés dans une seule enveloppe multi-documents afin qu’un signataire puisse remplir un contrat, un avenant et une déclaration en une seule session. Chaque action est consignée dans une piste d’audit qui enregistre les horodatages, les adresses IP et l’identité des signataires, ce qui rend le fichier signé juridiquement valable en cas de contestation ultérieure du contrat. Foxit Pay permet également de percevoir un acompte ou des frais au moment même de la signature.

À qui s’adresse Foxit eSign ?

Il convient aux organisations qui envoient régulièrement les mêmes contrats et ont besoin d’un historique de signature documenté, telles que les cliniques recueillant le consentement des patients, les sociétés de courtage gérant les modifications de compte ou les établissements scolaires traitant les formulaires d’inscription. D’un point de vue pratique, cela s’explique par l’ensemble de modules de conformité : les normes HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA et 21 CFR Partie 11 peuvent être activées pour chaque flux de travail, sans avoir à acheter des produits distincts. Un recruteur envoyant vingt lettres d’offre utilise la bibliothèque de modèles afin de ne pas avoir à reconfigurer à chaque fois les champs à remplir, l’ordre de signature et les paramètres de rappel. Les personnes qui ne signent qu’occasionnellement des documents n’utiliseront pas la plupart de ces fonctionnalités et trouveront peut-être que l’outil de signature gratuit de Foxit est suffisant, bien que les signatures recueillies par ce biais ne soient pas juridiquement contraignantes.

Quelle est la différence entre Foxit eSign Essentials et eSign Business ?

Essentials est une formule mono-utilisateur plafonnée à 250 enveloppes et 10 modèles, tandis que Business supprime ces deux limites et ajoute la couche d’automatisation. Les fonctionnalités qui justifient le plus souvent une mise à niveau sont les formulaires web signables, l’accès à l’API, la signature en masse et les champs de formulaire avancés, qui n’existent pas dans Essentials. La version Business donne également accès à l’authentification basée sur les connaissances et à l’authentification unique (SSO) ; les équipes soumises à une réglementation qui doivent vérifier l’identité du signataire au-delà d’un simple lien par e-mail ont donc besoin de ce niveau de service. La version Business est vendue à partir de cinq licences ; un bureau de deux personnes ne peut donc pas l’acheter comme simple passage à l’étape supérieure par rapport à Essentials.

Foxit eSign inclut-il des outils d'OCR ou d'édition de PDF ?

Non. Foxit eSign prépare et achemine les documents en vue de leur signature, mais ne reconnaît pas le texte des fichiers numérisés et ne modifie pas le contenu des pages. Foxit intègre la fonction OCR dans Foxit PDF Editor sous la forme de « Scan to PDF » (Numérisation vers PDF) et dans Maestro Server OCR pour les tâches serveur à haut volume. Ainsi, un contrat numérisé téléchargé dans eSign reste une image sur laquelle sont superposés des champs de signature. Concrètement, cela signifie qu’un document numérisé et signé n’est pas consultable et que son texte ne peut pas être copié par la suite, ce qui est important si le contrat doit être indexé ultérieurement dans un système d’archivage. Les équipes qui ont besoin de fonctionnalités d’édition, de caviardage et d’OCR en plus de la signature associent généralement eSign à Foxit PDF Editor, dont l’interface intègre directement le flux de travail de signature.

Quels types de fichiers et appareils Foxit eSign prend-il en charge ?

L’application mobile prend en charge les formats PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF et PNG ; un contrat au format Word n’a donc pas besoin d’être converti avant d’être envoyé. La signature fonctionne sur les navigateurs de bureau, les tablettes et les téléphones, et les applications iOS et Android intègrent un mode hors ligne qui permet à un technicien de terrain de préparer et de signer sur place avant de synchroniser les données dès qu’une connexion est rétablie. L’appareil photo du mobile peut également capturer un formulaire papier et le transformer en accord signable sans avoir besoin d’un scanner. La signature en personne est prise en charge lorsque les deux parties se trouvent au même bureau, et l’interface de signature est disponible en seize langues.

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Que doivent vérifier les utilisateurs avant de choisir Foxit eSign ?

Vérifiez trois éléments : le volume annuel de documents, si vous avez besoin de plus de dix modèles, et si l’identité du signataire doit être vérifiée au-delà d’un simple lien par e-mail. La version Essentials attribue sa licence à un utilisateur dédié ; un compte partagé au sein d’une équipe n’est donc pas la configuration prévue, tandis que la version Business commence à cinq licences. Si les signatures doivent atteindre le niveau de « signature électronique qualifiée » au sens de l’eIDAS, notez que Foxit assure cette fonctionnalité via une intégration ZealiD qui nécessite un compte ZealiD payant distinct. Vérifiez également si les documents à envoyer nécessitent au préalable une reconnaissance optique de caractères (OCR) ou des modifications de contenu, car ces opérations doivent être effectuées dans un éditeur de PDF avant le téléchargement.

Foire aux questions sur Foxit eSign

Les signatures Foxit eSign sont-elles valides dans l’Union européenne ?

Oui. Les signatures Foxit eSign sont conformes au règlement eIDAS et au RGPD, ainsi qu’à la loi américaine ESIGN et à l’UETA. Pour le niveau d’assurance le plus élevé, les signatures électroniques qualifiées sont fournies via une intégration ZealiD qui nécessite un compte ZealiD payant distinct.

Les documents peuvent-ils être certifiés par un notaire via Foxit eSign ?

Oui, grâce au service « On-Demand Notary », qui met en relation les signataires avec des notaires certifiés pour une certification notariale à distance en ligne. Ce service est proposé sous forme de module complémentaire et n’est pas inclus dans les formules Essentials ou Business.

Foxit eSign peut-il être utilisé depuis Foxit PDF Editor ?

Oui. Foxit eSign est intégré à Foxit PDF Editor ; ainsi, un fichier PDF ouvert peut être transformé en contrat et envoyé pour signature sans quitter l’éditeur. C’est la solution la plus pratique pour les équipes qui ont besoin de modifier ou de caviarder un document immédiatement avant de l’envoyer.

À quels systèmes Foxit eSign se connecte-t-il ?

Les plateformes de stockage et de workflow telles que Google Drive, OneDrive, SharePoint et Box sont prises en charge, ainsi que Salesforce pour la génération et la signature de documents à partir d’enregistrements CRM. Les connexions à Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, WordPress Forms et Zapier nécessitent la formule Business.