Was bietet Foxit eSign?

Rechtsverbindliche elektronische Signaturen – Konform mit dem ESIGN Act, UETA und eIDAS.
Wiederverwendbare Vorlagen – Zehn in der Essentials-Version, unbegrenzt in der Business-Version.
Prüfpfade – Erfasst Zeitstempel, IP-Adressen und die Identität der Unterzeichner.
Foxit Pay – Zieht die Zahlung zum Zeitpunkt der Unterzeichnung ein.
Grundkapazität – 250 „Envelopes“ pro Jahr in der Essentials-Version, unbegrenzt in der Business-Version.
Wichtig – Keine OCR-Funktion oder Bearbeitung von PDF-Inhalten enthalten.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Foxit eSign?

Foxit eSign ist eine cloudbasierte Plattform für elektronische Signaturen zum Erstellen, Versenden, Nachverfolgen und Unterzeichnen von Verträgen. Sie verwaltet den Signatur-Workflow rund um ein Dokument und nicht die Bearbeitung des Dokuments selbst.

Keine Umschlaggebühren – Keine Transaktionsgebühren pro Umschlag oder pro Dokument.
Compliance-Module – HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA und 21 CFR.
Authentifizierung der Unterzeichner – E-Mail, SMS, MFA und wissensbasierte Identitätsprüfungen.
Mobile Signatur – iOS- und Android-Apps mit Offline-Modus.
Editor-Integration – Zum Unterschreiben versenden direkt aus dem Foxit PDF Editor.
Salesforce-Unterstützung – Verträge aus Salesforce-Datensätzen erstellen und versenden.

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Was leistet Foxit eSign?

Foxit eSign wandelt ein Dokument in einen unterschriftsfähigen Vertrag um, leitet es an einen oder mehrere Empfänger weiter und gibt eine manipulationssichere Datei mit einer Abschlussbescheinigung zurück. Felder für Unterschriften, Datumsangaben und Dateneingaben werden per Drag & Drop platziert, und mehrere Dateien können in einem einzigen Umschlag für mehrere Dokumente gebündelt werden, sodass ein Unterzeichner einen Vertrag, einen Nachtrag und eine Offenlegung in einer Sitzung abschließen kann. Jede Aktion wird in einem Prüfprotokoll festgehalten, das Zeitstempel, IP-Adressen und die Identitäten der Unterzeichner aufzeichnet. Dadurch ist eine signierte Datei rechtlich haltbar, falls die Vereinbarung später angefochten wird. Mit Foxit Pay können zudem gleichzeitig mit der Unterschrift eine Anzahlung oder eine Gebühr eingezogen werden.

Für wen eignet sich Foxit eSign am besten?

Es eignet sich für Organisationen, die immer wieder dieselben Vereinbarungen versenden und einen dokumentierten Unterschriftsnachweis benötigen, wie beispielsweise Kliniken, die Einwilligungen von Patienten einholen, Maklerbüros, die Kontoänderungen abwickeln, oder Schulen, die Anmeldeformulare bearbeiten. Der praktische Grund liegt in den integrierten Compliance-Modulen: HIPAA, FINRA, FERPA, CCPA und 21 CFR Part 11 können pro Workflow aktiviert werden, anstatt als separate Produkte erworben zu werden. Ein Personalvermittler, der zwanzig Angebotsschreiben versendet, nutzt die Vorlagenbibliothek, damit Feldpositionen, Unterzeichnungsreihenfolge und Erinnerungseinstellungen nicht jedes Mal neu eingerichtet werden müssen. Personen, die nur gelegentlich ein Dokument unterzeichnen, werden den Großteil dieser Funktionen nicht nutzen und finden möglicherweise das kostenlose Foxit-Signaturtool ausreichend, auch wenn die dort erfassten Signaturen nicht rechtsverbindlich sind.

Was ist der Unterschied zwischen Foxit eSign Essentials und eSign Business?

„Essentials“ ist ein Einzelbenutzer-Tarif mit einer Obergrenze von 250 Umschlägen und 10 Vorlagen, während „Business“ beide Obergrenzen aufhebt und die Automatisierungsebene hinzufügt. Die Funktionen, die am häufigsten ein Upgrade erforderlich machen, sind unterschriftsfähige Webformulare, API-Zugriff, Massenunterschriften und erweiterte Formularfelder – keine davon ist in „Essentials“ enthalten. „Business“ schaltet zudem die wissensbasierte Authentifizierung und SSO frei, sodass regulierte Teams, die die Identität des Unterzeichners über einen E-Mail-Link hinaus überprüfen müssen, diese Stufe benötigen. „Business“ wird ab fünf Lizenzen verkauft, sodass ein Zwei-Personen-Büro es nicht als kleinen Schritt nach oben von „Essentials“ erwerben kann.

Enthält Foxit eSign OCR- oder PDF-Bearbeitungstools?

Nein. Foxit eSign bereitet Dokumente zur Unterschrift vor und leitet sie weiter, erkennt jedoch keinen Text in gescannten Dateien und bearbeitet keine Seiteninhalte. Foxit integriert OCR in den Foxit PDF Editor als „Scan to PDF“-Funktion und in Maestro Server OCR für Serveraufgaben mit hohem Durchsatz. Daher bleibt ein in eSign hochgeladener, gescannter Vertrag ein Bild, auf das die Unterschriftsfelder aufgesetzt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass ein signierter Scan nicht durchsuchbar ist und sein Text anschließend nicht kopiert werden kann – was von Bedeutung ist, wenn die Vereinbarung später in einem Archivsystem indexiert werden muss. Teams, die neben dem Signieren auch Bearbeitungs-, Schwärzungs- und OCR-Funktionen benötigen, kombinieren eSign in der Regel mit dem Foxit PDF Editor, dessen Benutzeroberfläche den Signatur-Workflow direkt integriert.

Welche Dateiformate und Geräte unterstützt Foxit eSign?

Die mobile App akzeptiert PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, CSV, TXT, RTF und PNG, sodass ein Word-Vertrag vor dem Versenden nicht konvertiert werden muss. Das Unterzeichnen funktioniert in Desktop-Browsern, auf Tablets und Smartphones, und die iOS- und Android-Apps verfügen über einen Offline-Modus, der es einem Außendienstmitarbeiter ermöglicht, Dokumente vor Ort vorzubereiten und zu unterzeichnen, bevor sie synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung besteht. Mit der Handykamera kann zudem ein Papierformular erfasst und ohne Scanner in eine unterschriftsfähige Vereinbarung umgewandelt werden. Die persönliche Unterzeichnung wird für Situationen unterstützt, in denen sich beide Parteien am selben Schreibtisch befinden, und die Unterzeichnungsoberfläche ist in sechzehn Sprachen verfügbar.

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Was sollten Nutzer prüfen, bevor sie sich für Foxit eSign entscheiden?

Prüfen Sie drei Punkte: das jährliche Dokumentenvolumen, ob mehr als zehn Vorlagen benötigt werden und ob die Identität des Unterzeichners über einen einfachen E-Mail-Link hinaus verifiziert werden muss. Bei „Essentials“ ist die Lizenz an einen bestimmten Benutzer gebunden, sodass ein gemeinsam genutztes Konto für ein Team nicht vorgesehen ist, während „Business“ bereits ab fünf Lizenzen erhältlich ist. Wenn Signaturen das Niveau einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS erreichen müssen, beachten Sie, dass Foxit dies über eine ZealiD-Integration bereitstellt, für die ein separates, kostenpflichtiges ZealiD-Konto erforderlich ist. Prüfen Sie außerdem, ob die zu versendenden Dokumente zunächst einer OCR-Bearbeitung oder inhaltlichen Änderungen bedürfen, da diese Arbeiten vor dem Hochladen in einem PDF-Editor erfolgen müssen.

Häufig gestellte Fragen zu Foxit eSign

Sind Foxit eSign-Signaturen in der Europäischen Union gültig?

Ja. Foxit eSign-Signaturen entsprechen den Anforderungen von eIDAS und der DSGVO sowie dem US-amerikanischen ESIGN Act und dem UETA. Für die höchste Sicherheitsstufe werden qualifizierte elektronische Signaturen über eine ZealiD-Integration bereitgestellt, für die ein separates kostenpflichtiges ZealiD-Konto erforderlich ist.

Können Dokumente über Foxit eSign notariell beglaubigt werden?

Ja, über den On-Demand-Notar-Service, der Unterzeichner mit zertifizierten Notaren für eine ferngesteuerte Online-Beglaubigung verbindet. Dieser wird als Add-on angeboten und ist nicht im Essentials- oder Business-Tarif enthalten.

Kann Foxit eSign innerhalb des Foxit PDF-Editors verwendet werden?

Ja. Foxit eSign ist in den Foxit PDF Editor integriert, sodass ein geöffnetes PDF-Dokument in eine Vereinbarung umgewandelt und zur Unterschrift versendet werden kann, ohne den Editor zu verlassen. Dies ist die praktische Lösung für Teams, die ein Dokument unmittelbar vor dem Versenden bearbeiten oder redigieren müssen.

Mit welchen Systemen lässt sich Foxit eSign verbinden?

Es werden Speicher- und Workflow-Plattformen wie Google Drive, OneDrive, SharePoint und Box unterstützt, ebenso wie Salesforce für die Erstellung und Unterzeichnung von Dokumenten aus CRM-Datensätzen. Für Anbindungen an Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, WordPress Forms und Zapier ist der Business-Tarif erforderlich.